Un sistema di informazioni contabili prende tutti i dati e le cifre dai registri finanziari di un'organizzazione e li organizza in una struttura ordinata. Il sistema di informazioni contabili serve tre funzioni di base: raccogliere ed elaborare dati, fornire informazioni ai responsabili delle decisioni all'interno dell'organizzazione e vedere che il personale contabile registra le informazioni in modo accurato e protegge i dati.
Raccolta e lavorazione
Nella fase di raccolta di un sistema di informazione contabile, i contabili o i contabili raccolgono e registrano i dati da vendite in contanti, crediti, acquisti di denaro, debiti e salari, tra le altre transazioni. Nei sistemi computerizzati, il programma software elabora tutti i debiti e i crediti in un database completo di gestione delle informazioni.
Rapporti per la gestione
Il personale addetto alla contabilità distribuisce i report ai responsabili delle decisioni all'interno dell'organizzazione, come i responsabili delle vendite e del marketing, i responsabili della produzione, i responsabili finanziari e tutti i capi reparto. La direzione utilizza le informazioni generate dal sistema di informazione contabile per analizzare le operazioni e le condizioni finanziarie dell'organizzazione e fare piani e fissare obiettivi per il futuro. Ad esempio, un bilancio creato dal sistema può mostrare gestione, proprietari, creditori e investitori in cui l'organizzazione si trova finanziariamente in un determinato momento.
Precisione e sicurezza
Limitare il numero di persone che hanno accesso al sistema realizza al meglio la terza funzione di un sistema di informazione contabile - per garantire che l'azienda mantenga i dati corretti in modo sicuro. I leader dell'organizzazione devono decidere chi sarà. Ad esempio, impiegati, contabili o contabili qualificati richiedono l'accesso per verificare e immettere dati nel sistema e generare report. Altri membri dell'organizzazione, sia interni che esterni, generalmente non hanno bisogno di manipolare i dati.
Tipi di sistemi e cosa è incluso
Le aziende tipicamente informatizzano un sistema di informazione contabile in tutte le organizzazioni tranne le più piccole. Gli utenti di computer immettono i dati in programmi software che completano i calcoli e classificano e archiviano le voci nelle categorie appropriate. Il sistema può quindi generare vari tipi di rapporti, a seconda della richiesta dell'utente. Il sistema informativo comprende tutte le fasi del ciclo contabile e la documentazione cartacea che dimostra che le transazioni, come ordini di lavoro, fatture e rendiconti finanziari, diventano parte del sistema. Nelle aziende più piccole, come un'operazione mom-and-pop in cui si verificano poche transazioni, l'azienda può mantenere manualmente il sistema di informazioni contabili. Ancora una volta, il contabile utilizza l'intero ciclo contabile e costruisce rapporti manuali dai risultati.
