Le funzioni contabili di base non sono solo importanti abilità di vita; sono fondamentali per la corretta gestione di un'azienda. Una scrupolosa tenuta dei registri è essenziale per garantire la conformità, essere in grado di illustrare la crescita e il progresso nel tempo ed essere responsabile nei confronti degli investitori aziendali o degli istituti di credito. È sempre importante sapere quanti soldi sono stati spesi, per cosa e quando. Avere queste informazioni a portata di mano e conservarle in modo organizzato rende facile per le aziende e i gruppi sapere cosa sta funzionando finanziariamente e cosa potrebbe aver bisogno di cambiare per garantire miglioramenti in futuro.
Panoramica delle funzioni di contabilità
Le tre principali funzioni della contabilità sono:
- Raccolta e archiviazione di dati relativi alle attività finanziarie di un'azienda. Le informazioni vengono raccolte dai documenti di origine, registrate dapprima su riviste e successivamente inviate ai libri mastri, manualmente o con software di contabilità.
- Fornire informazioni che possono essere utilizzate per report manageriali, bilanci, pianificazione strategica e processo decisionale.
- Fornire controlli che registrino ed elaborino i dati in modo efficace, efficiente e accurato.
Ruolo della contabilità in azienda
Contabilità svolge un ruolo fondamentale nel mondo degli affari. La tenuta di registri completa garantisce la possibilità di fornire rapporti finanziari accurati, che possono essere richiesti durante un audit, per i rapporti trimestrali agli investitori o agli istituti di credito. Tutto, dai documenti fiscali annuali o trimestrali agli audit e alle domande di credito, richiederà probabilmente rendiconti finanziari dettagliati. È solo mantenendo registrazioni contabili accurate che queste informazioni possono essere prontamente disponibili quando necessario.
Essere in grado di analizzare aspetti della salute finanziaria di un'azienda come il flusso di cassa, la redditività e i prestiti in essere è una parte fondamentale della gestione di un'azienda. Con queste informazioni in mano, i gestori o i proprietari possono determinare cosa sta funzionando per la loro attività e cosa no, così come quali aree potrebbero lavorare per migliorare la salute finanziaria complessiva dell'azienda andando avanti.
Un particolare tipo di contabilità chiamato contabilità di gestione è particolarmente utile per i dirigenti dell'azienda. Per la contabilità di gestione, i contabili hanno il compito specifico di preparare relazioni finanziarie che aiuteranno i manager a prendere decisioni importanti per guidare il futuro della società. Ciò differisce dalla contabilità finanziaria in quanto i ragionieri di gestione forniscono indicazioni su come gestire un'impresa. D'altra parte, i contabili finanziari forniscono rapporti che indicano quanto bene l'azienda è in esecuzione. Complessivamente, sia i dirigenti che i contabili finanziari seguono le stesse regole d'oro della contabilità e devono rispettare gli stessi standard di settore e principi di contabilità generale.
Quali sono le funzioni principali di un contabile
Se sei interessato a una carriera nel settore contabile, ti starai chiedendo, quali sono le principali funzioni di un commercialista? I ragionieri sono essenziali per le aziende di qualsiasi dimensione e tipo perché sono responsabili per la raccolta, l'accuratezza, la registrazione, l'analisi e la comunicazione delle informazioni finanziarie di un'azienda. A volte, gli addetti alla contabilità svolgono un ruolo prevalentemente amministrativo, prendendo informazioni dai documenti finanziari e inserendoli nelle riviste o nei software di contabilità. In altri casi, gli addetti alla contabilità fungono da consulenti per l'azienda, analizzando i registri finanziari e suggerendo approcci che l'azienda potrebbe adottare per risparmiare denaro o per incoraggiare la crescita. Le aziende più grandi potrebbero avere interi reparti contabili, con dipendenti che riempiono ciascuno di questi ruoli. In alcuni casi, le piccole imprese possono esternalizzare i loro contabili. Questo è possibile poiché le regole di base della contabilità non variano da industria a industria o tra società.
A prescindere dall'azienda, i contabili sono solitamente incaricati di raccogliere, organizzare e mantenere i registri finanziari della società. Una parte importante di questo compito è garantire che i registri siano compilati entro i limiti della legge e di eventuali normative del settore. Per le aziende con molti rami e ragionieri in ciascuno, è anche incombente sul ragioniere per garantire che i sistemi organizzativi di contabilità aziendale e gli standard sono onorati, pure. È importante per coerenza che l'intera azienda mantenga i suoi record allo stesso modo.
I contabili possono essere tenuti a preparare moduli fiscali su base trimestrale o annuale, a seconda delle esigenze dell'azienda. A seconda delle dimensioni dell'azienda, qualcuno in questo ruolo può anche assumere funzioni di risorse umane e gestire la distribuzione di documenti fiscali di fine anno ai dipendenti. Molti dipartimenti contabili sono anche responsabili della preparazione degli stipendi del personale.
Se un'azienda utilizza contabili pubblici certificati esterni, professionisti fiscali o consulenti finanziari, potrebbe essere il ruolo del contabile della società per interfacciarsi con questi fornitori. Il contabile del personale può conservare registrazioni aggiuntive, organizzare i bilanci necessari prima delle riunioni o agire come rappresentante della società nelle riunioni con i contraenti. I ragionieri inoltre aiutano a prendere importanti decisioni finanziarie.
Regole d'oro della contabilità
Ogni corso di studi in contabilità chiederà agli studenti di rispondere alla domanda di base, quali sono le regole d'oro della contabilità? Ci sono tre principi principali insegnati e considerati le regole d'oro. Ciò significa che sono coerenti tra aziende e settori. Non cambiano, indipendentemente dalle specificità di un'azienda.
Per capire le regole d'oro della contabilità, devi prima capire il sistema di doppia entrata della contabilità. Ogni transazione finanziaria, in base a questo sistema, per necessità impatta almeno due conti dal piano dei conti. Ad esempio, se un cliente ha pagato un grosso ordine di magliette che costano $ 1.000, si addebiterà la categoria di reddito di $ 1.000. Tuttavia, l'importo in sospeso per le camicie sarebbe stato anche elencato tra i crediti. Pertanto, un contabile dovrebbe accreditare quella categoria di $ 1.000.
La prima regola d'oro della contabilità segue questo principio e afferma che si addebita sempre il destinatario e si accredita il donatore in ogni transazione.Questo è vero nel caso di conti personali, che possono essere definiti come conti relativi a un individuo, azienda o istituzione. Seguendo costantemente questo principio, dovresti sempre creare due voci per ogni transazione finanziaria.
La seconda regola d'oro della contabilità afferma che è necessario addebitare ciò che entra e accreditare ciò che si spegne. Questo è, in sostanza, lo stesso della regola numero uno, ma non è utilizzato per gli account personali. Invece, questa regola è valida nel caso di conti reali che iniziano con un saldo a debito. I conti reali sono conti di bilancio che comprendono attività come denaro contante, crediti e fabbricati, conti di responsabilità come conti da pagare e stipendi da pagare e conti azionari come azioni ordinarie e utili non distribuiti. Quindi, nell'esempio precedente, il contabile avrebbe addebitato il denaro in entrata. Se, d'altra parte, la società spendeva denaro per acquistare forniture, quella transazione sarebbe rappresentata come un credito per la società.
La terza regola d'oro della contabilità si applica ai conti nominali come quelli che comportano il capitale. Possono includere tutto ciò che riguarda reddito e spese come affitto pagato, sconti, crediti inesigibili e commissioni. La terza regola afferma che è necessario addebitare tutte le spese e le perdite e accreditare tutte le entrate e i guadagni.
Le basi della contabilità
Se speri di conoscere la contabilità, o se vuoi impostare un sistema di contabilità di base per la tua piccola impresa, ci sono alcuni elementi essenziali di cui hai bisogno per familiarizzare. Tradizionalmente, la tenuta dei registri finanziari veniva eseguita manualmente. Il libro usato per tenere traccia delle transazioni finanziarie è chiamato giornale. Oggi, potresti preferire l'uso di software di contabilità, ma il termine "giornale" appare ancora frequentemente, anche nella contabilità elettronica. Inoltre, i principi di base sono gli stessi.
Una transazione è un evento finanziario che deve essere documentato. Tieni traccia dell'ammontare della transazione insieme alla data in cui è avvenuta, una descrizione e l'account che sta addebitando o accreditando.
A volte, un'azienda può utilizzare più periodici per tenere traccia delle transazioni relative a diversi account. Ad esempio, un giornale di incassi può essere utilizzato per organizzare il tuo elenco di denaro in arrivo, mentre un giornale di erogazione di denaro può essere utilizzato per registrare i fondi in uscita. Un giornale di erogazione di denaro è uguale a un registro di assegni.
Per prepararsi a un controllo potenziale e per tenere libri puliti, è necessario utilizzare sempre un conto corrente separato o una carta di credito per le transazioni commerciali. Mescolare i conti personali e aziendali non solo rende più complicata la tenuta dei registri, ma può anche sollevare bandiere rosse durante una verifica.
Contabilità si basa su un piano dei conti per il suo quadro. Questo elenco di categorie di entrate e uscite include, ad esempio, attività, passività, patrimonio netto, entrate, costo delle merci vendute (non applicabile a una società di servizi) e spese operative. Altri conti di entrate e uscite sono aggiunti come richiesto.
Quando si monitorano le transazioni finanziarie, ogni transazione deve essere classificata in base al tipo. I rendiconti finanziari di solito includono solo il totale di ogni categoria di conto, piuttosto che singole transazioni. Una relazione finanziaria mensile, trimestrale o annuale come il bilancio, ad esempio, include il totale delle attività, il totale delle passività e il patrimonio netto risultante.
Quando vengono preparati i rendiconti finanziari, lo stato della società è rappresentato in un bilancio. È come un'istantanea della salute finanziaria di un'azienda in un determinato momento. Le attività sono cose tangibili o intangibili che l'azienda possiede come contanti, crediti (denaro dovuto all'attività da parte dei clienti), investimenti, edifici, terreni, attrezzature o altri beni. Il rovescio della medaglia, le passività sono ciò che la società deve agli altri come prestiti, fatture di carte di credito o mutui. Patrimonio netto o capitale, la terza categoria in un bilancio riflette gli investimenti della società nel business e qualsiasi profitto o perdita per l'attività da quando è iniziata. Le tre categorie devono essere bilanciate, quindi le attività devono essere pari al capitale netto del proprietario più le passività.
Altre categorie contabili non sono in genere incluse nei rapporti su larga scala. Tuttavia, il reddito, il costo dei beni venduti e le spese operative sono registrati nel libro mastro generale dell'azienda, che consiste nel saldo di ogni conto tracciato dalla società. Entrate o entrate sono i fondi guadagnati dall'azienda dalla vendita di beni o servizi. Se la società produce beni anziché vende servizi, il costo del prodotto viene registrato ed è noto come costo del venduto. Le spese di gestione, i costi di gestione del business da giorno a giorno, sono anche registrati e includono utility come calore e idro per l'ufficio, servizi Internet o affitto, tra gli altri.
Oltre allo stato patrimoniale, il conto economico o conto economico (P & L) è una dichiarazione finanziaria essenziale che mostra le entrate meno le spese con l'utile o la perdita netti risultanti.
È fondamentale avere un esperto contabile, non importa che tipo di attività o in quale settore. Dalle questioni di conformità e regolamentazione alla guida quotidiana e a lungo termine, i contabili analizzano gli aspetti finanziari più complessi di un'impresa e forniscono consulenza importante. I commercialisti possono dirti cosa sta andando bene nella tua attività e avvisarti su cosa dovrebbe essere cambiato per garantire la massima crescita. Tutte le società devono dare la priorità alla contabilità, indipendentemente dal fatto che abbiano un solo membro del personale dedicato, un appaltatore o un intero team di esperti contabili e finanziari.
