Quando è necessario aggiornare un manuale di addestramento, un processo aziendale o un manuale, il veicolo perfetto è un promemoria di allenamento. Il formato memo consente di indirizzare i destinatari e includere informazioni di follow-up tempestive, ed è particolarmente utile in situazioni in cui nuove considerazioni legali o passaggi richiesti sono stati aggiunti a un processo esistente. Seguendo alcuni semplici passaggi, puoi assicurarti che il tuo promemoria comunichi le tue idee in modo chiaro e sintetico evitando le insidie più comuni.
Identifica il tuo pubblico. Questo ti aiuterà a includere le informazioni più pertinenti per il tuo memo. Ad esempio, se stai scrivendo per spiegare come utilizzare la nuova copiatrice al terzo piano, non inviare il promemoria a tutti i dipendenti dell'edificio. O se una nuova legge avrà un impatto sul modo in cui le dichiarazioni giurate vengono prese in uno studio legale, non è necessario includere il team di manutenzione.
Introduci il tuo argomento. Il primo paio di righe dovrebbe far sapere ai tuoi lettori perché questo memo è importante per loro. Fai sapere loro qual era il processo precedente o a quale processo corrente si applica questo aggiornamento, nonché il motivo dell'aggiornamento.
Delineare i nuovi passaggi o requisiti. Usa solo un livello di titoli e mantieni le tue spiegazioni concise e mirate. Includere le informazioni aggiornate e tutte le fasi o i processi precedenti che non dovrebbero più essere seguiti o eseguiti.
Include una linea temporale. Fai sapere chiaramente al tuo pubblico quando la nuova norma entrerà in vigore. Se si tratta di un cambiamento immediato, indicare chiaramente se esiste un periodo di prova o un processo transitorio per la procedura precedente. Ad esempio, se è disponibile un nuovo modulo per richiedere un congedo, consentire ai dipendenti di sapere che cosa accadrà alle richieste già elaborate.
Chiudi con passaggi di follow-up. Alla fine del tuo promemoria, fai sapere al tuo pubblico cosa dovrebbero fare se hanno domande a cui non è stata data una risposta nel tuo documento. Ciò potrebbe includere un collegamento a documentazione aggiuntiva o un numero di contatto che possono chiamare. Se il memo di allenamento fa parte di una serie di aggiornamenti, indica quando il prossimo aggiornamento sarà pronto.
Suggerimenti
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Limita il tuo memo a un argomento principale. Usa la seconda persona (tu) per parlare direttamente al tuo pubblico.
