Le riunioni del comitato svolgono un ruolo importante nella gestione delle imprese non profit e profit. Mentre alcune commissioni operano su base informale, con i membri che si incontrano come necessario per svolgere compiti specifici, le altre commissioni sono più formali. Alcuni hanno responsabilità legali per cose come audit finanziari, selezione esecutiva, offerte di titoli, approvazioni di membri e supervisione sulla sicurezza. È più probabile che questi comitati adottino una struttura formale per riunioni utilizzando tali protocolli come le Regole di Ordine di Robert o regole simili.
Articoli di cui avrai bisogno
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ordine del giorno
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Minuti
Preparare e inviare un ordine del giorno scritto almeno una settimana prima della riunione della commissione. Tutti i membri del comitato hanno bisogno di tempo per rivedere l'ordine del giorno e prepararsi per gli argomenti che saranno discussi durante l'incontro.
Chiama la riunione per ordinare in tempo. Questo è tipicamente fatto dal presidente della commissione. Il segretario prenderà nota di tutti coloro che sono presenti alla riunione mentre prendono i minuti. Chiamare l'assemblea per ordinare in tempo incoraggia le persone a presentarsi in tempo e dimostra il rispetto per tutti i membri del comitato e il loro tempo.
Distribuire copie dell'agenda e di eventuali relazioni che saranno presentate durante la riunione. Se il comitato si riunisce su base continuativa, distribuire copie del verbale della riunione precedente. Concedi ai membri del comitato il tempo di rivedere i minuti, l'ordine del giorno e altri rapporti. Chiedi se ci sono commenti sui minuti della riunione precedente e poi chiedi se c'è un movimento e un secondo per accettare i minuti.
Seguire l'ordine del giorno per coprire ogni elemento durante la riunione. Consentire le mozioni che sono rilevanti per l'oggetto dell'ordine del giorno in discussione. Riconoscere ogni membro che desidera parlare su una mozione. Consentire a una persona di parlare alla volta e dare ad ogni persona la possibilità di essere ascoltata, se possibile. Chiedi una votazione sulla mozione quando la discussione è stata completata. In alcuni casi, i membri propongono emendamenti e il presidente della commissione chiederà una votazione sugli emendamenti prima della mozione.
Terminare la riunione quando l'ordine del giorno è stato completato o quando arriva la fine prevista per l'incontro. Il presidente della commissione può aggiornare una riunione senza mozione, seconda o votazione. Il segretario registra ogni attività incompleta in modo che possa essere inserita nell'agenda della prossima riunione.
Suggerimenti
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La maggior parte delle riunioni del comitato formale richiede che sia presente un quorum di membri affinché la riunione sia valida. Lo statuto dell'organizzazione definirà il raggiungimento del quorum. Di solito è almeno la metà dei membri.
