Se siete in un comitato e avete bisogno di creare un rapporto per discutere del vostro incontro, è importante assicurarsi di essere pronti per l'incontro e capire le basi su come scrivere un rapporto di un comitato. Seguendo diversi passaggi puoi portarti dall'inizio alla fine e avrai un rapporto completo pronto a dare al singolo o al gruppo il monitoraggio dei progressi della tua commissione.
Porta con te una penna e un foglio di carta o un laptop alla riunione del comitato. Annota la data, l'ora, i partecipanti, compresi i titoli e la durata della riunione. Annota gli argomenti all'ordine del giorno e ciò che potrebbe essere stato discusso senza un tempo specifico. Nota chi ha accettato e chi è stato in disaccordo, il motivo e altre informazioni importanti che si sono verificate durante l'incontro. Se un argomento del comitato non è stato concordato e la commissione ha deciso di presentare la discussione fino a una riunione futura, assicurarsi di prenderne nota e quando il comitato si riunirà nuovamente sull'argomento.
Sviluppa un rapporto dalle tue note che rivede la riunione in modo più dettagliato, fornendo tutte le informazioni in un formato organizzato. Si consiglia di iniziare con una copertina che include la data, l'ora, la durata della riunione e chi ha partecipato.
Continua scrivendo il primo argomento della riunione della commissione, oltre a informazioni dettagliate su ciò che è stato discusso e su cosa è stato deciso, comprese le informazioni sui voti della commissione. Passa attraverso ogni argomento e fai lo stesso. A seconda del tipo di comitato e del motivo dell'incontro, è possibile includere i potenziali fattori di rischio se un'azione non viene seguita o se un'azione non viene determinata. Scrivi quando il comitato si incontrerà di nuovo. Scrivi un elenco di coloro che riceveranno il rapporto in fondo alla lista.
Leggi il rapporto per assicurarti che il documento sia privo di punteggiatura e errori grammaticali. Controlla il rapporto del comitato per assicurarti che il contenuto sia accurato e ricontrolla le tue note. Rivedere il documento come necessario prima di completare un rapporto di riunione completo.
Fare copie e fornire la relazione ai partecipanti, nonché al consiglio di amministrazione, ad altri comitati, dirigenti o altri, se pertinenti.
Suggerimenti
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Se si preferisce registrare su nastro la riunione, assicurarsi di disporre dell'autorizzazione di ciascun membro della commissione prima di registrare la riunione.
avvertimento
Evita di inserire informazioni nel rapporto che esce dal topic per evitare di riempire e attenersi ai fatti. Se qualcuno nel comitato inizia a parlare dei propri figli, ad esempio, non lo include a meno che non si tratti di un lavoro che il comitato sta svolgendo, come un programma di lettura per bambini.
