Le aziende si affidano a società esterne per fornire una serie di attività di manutenzione su base regolare. Queste società esterne comprendono servizi di pulizia, cura delle piante e smaltimento dei rifiuti. Queste attività non rientrano nell'attività principale dell'azienda. Contrattare queste responsabilità consente all'azienda di concentrarsi sulla propria attività commerciale.
Acquisto iniziale
Le aziende stipulano contratti di manutenzione prepagata per diversi mesi alla volta. La società paga l'intero importo del contratto in anticipo e la società di manutenzione promette di fornire il servizio per la durata del contratto. Quando la società stipula il contratto, la società registra il contratto come attività prepagata nei registri contabili. Il contabile registra ciò addebitando "Contratto di manutenzione prepagato" e accreditando "Contanti" per l'importo pagato per il contratto.
Regolazione periodica
Alla fine di ogni periodo, una parte del contratto scade. Durante il periodo, l'appaltatore fornisce servizi di manutenzione per l'azienda. Poiché il pagamento completo è già stato effettuato, non sono richiesti ulteriori pagamenti. Tuttavia, la scadenza della parte contrattuale deve essere registrata. Il contabile determina l'importo del contratto che è scaduto prendendo il pagamento completo per il contratto e dividendolo per i periodi numerici coperti dal contratto. Il contabile addebita "Spese di manutenzione" e crediti "Contratto di manutenzione prepagata" per l'importo in dollari della parte scaduta del contratto.
Rapporti sullo stato patrimoniale
I contratti di manutenzione prepagata sono conti correnti attivi. Una risorsa corrente sarà utilizzata entro un anno. Un contratto di manutenzione prepagata raramente si estende oltre un anno e si qualifica come attivo corrente. Il bilancio divide le attività in attività correnti e attività non correnti. Il bilancio elenca per primo le attività correnti.
Conto economico
Il conto economico comunica la redditività dell'azienda sottraendo le spese dai ricavi per determinare l'utile netto. Il contabile include tutte le spese operative. La parte scaduta del contratto di manutenzione, o "Spese di manutenzione", viene riportata nel conto economico per arrivare al reddito netto dell'azienda.
