Col passare del tempo, può diventare più difficile rintracciare gli studenti laureati per riunioni o eventi speciali associati alla scuola. Un'associazione di alunni delle scuole superiori aiuterà a sostenere singoli eventi della classe di laurea tenendo un elenco aggiornato di tutti i laureati della scuola. Prima di poter organizzare eventi speciali e chiedere donazioni o quote, hai bisogno di un'associazione impegnata a pianificare e ospitare eventi di alunni.
Raggiungi i compagni di classe dei diplomati con i quali sei ancora in contatto per formare un gruppo di interesse. Una volta che hai organizzato un incontro con questo gruppo, chiedi a ciascun membro del gruppo di comunicare con i compagni di classe con i quali sono ancora in contatto per potersi unire al gruppo.
Incontra i rappresentanti delle scuole per far loro sapere che stai avviando un'associazione di alunni delle scuole superiori. Determinare se si tratta di un'associazione scolastica globale per tutte le classi di laurea o una singola associazione di classe di laurea. Chiedi una lista di nomi e indirizzi degli studenti che si laureano dai file della scuola. Questo ti darà un punto di partenza per iniziare a creare un elenco di laureati e avviare un database.
Lascia che ciascun membro del gruppo di interesse prenda diversi nomi dalla lista dei diplomati per aggiornare le informazioni di contatto degli ex allievi. Chiedi a ogni persona del gruppo di interesse di rintracciare i membri della classe contattando altri compagni di classe che conoscono o comunicano ancora sui siti di social media o cercando online per loro. Aggiorna l'elenco degli ex allievi con gli indirizzi email correnti, le informazioni sull'indirizzo stradale o entrambi.
Scrivi una lettera ai diplomati degli alunni che spiega i piani per creare un'associazione di alunni. Chiedi loro di fornire informazioni di contatto aggiornate. Chiedi a chi è interessato a partecipare all'associazione degli alumni di contattare i membri del gruppo di interesse.
Stabilire un ordine del giorno per la prima riunione in assoluto dell'associazione degli alumni. L'ordine del giorno dovrebbe includere piani per lo sviluppo della struttura organizzativa dell'associazione come statuto, dichiarazione di missione, piano d'azione, obiettivi, nomine degli ufficiali di associazione ed elezioni, e eventuali strutture di finanziamento.
Convocare un incontro di coloro che sono interessati a partecipare al consiglio direttivo o al consiglio di associazione. Decidi quando tenere le nomine degli ufficiali e le elezioni e sul meccanismo di voto. Organizzare un comitato per essere responsabile dello sviluppo dello statuto dell'organizzazione e di un altro gruppo per elaborare idee per finanziare attività come donazioni volontarie, quote annuali o sponsorizzazioni.
Tieni le elezioni ufficiali e formalizza lo statuto dell'organizzazione.
Chiedere ai singoli volontari di partecipare a comitati separati per gestire comunicazioni associative, attività di raccolta fondi, raccolte di quote, se accertati, e eventi di riunione.
Pianificare le date per le riunioni dei comitati e coordinare le prossime riunioni del consiglio per includere gli aggiornamenti delle commissioni. Ad esempio, pianificare la prossima data di leadership o riunione del consiglio di amministrazione, ora e luogo, e includere all'ordine del giorno una presentazione della commissione sulla struttura delle quote di associazione proposta e suggerire attività di raccolta fondi per la revisione e l'approvazione.
