Sono necessari audit finanziari annuali per tutte le imprese pubbliche. Molte imprese private, in particolare quelle che ricevono finanziamenti dagli investitori, devono anche sottoporsi a un audit annuale. A seconda delle dimensioni e della complessità di un'azienda, gli audit finanziari possono aver luogo per diversi mesi e costare una notevole quantità di denaro. Una gara d'appalto inizia con una sollecitazione di offerte. Le società di revisione forniscono offerte di revisione contabile, presentate secondo le istruzioni dettagliate nella lettera di offerta o nella richiesta di servizi di revisione.
Il documento di gara
La ditta di sollecitazione invia una lettera di offerta di servizi di revisione alle imprese che fanno offerte. Le condizioni specificate nel documento comprendono il limite di una sola offerta per offerente, la tempistica del processo di revisione e approvazione, l'ammissibilità e i criteri di selezione. La lettera discute anche di visite in loco e relative spese di gara.
Preparare le offerte
Un'impresa di revisione prepara un documento di gara, che deve rispettare determinate condizioni e contenere determinate componenti richieste dalla potenziale società di assunzione. Ogni processo può avere i propri requisiti, ma in generale, gli offerenti devono includere un progetto di contratto. Questo contratto dovrebbe includere condizioni generali e affrontare eventuali condizioni speciali. Dovrebbe fornire una spiegazione dei termini proposti e includere un modello dell'offerta finanziaria per il lavoro del progetto di audit.
Titoli di studio
L'offerta della società di audit dovrebbe includere le condizioni di impiego, l'esperienza dei membri del suo team e una descrizione del personale chiave, solitamente esperti che faranno parte del gruppo di audit. La società di audit dovrà fornire una descrizione della metodologia di organizzazione e audit. Ciò include la logica, la strategia, il calendario dell'audit e la prova dell'esperienza pertinente. L'azienda che richiede la sollecitazione potrebbe richiedere un numero minimo di audit precedentemente completati, simili per portata o natura, alle proprie esigenze.
Invio di offerte
Le società di revisione devono attenersi a una procedura formale di presentazione delle offerte. L'offerta deve essere sigillata e consegnata come specificato dal potenziale cliente. Un tempo di invio e una data saranno identificati nella lettera di invito. Gli offerenti possono presentare varianti delle loro proposte, ma devono imballarle e sigillarle separatamente, contrassegnandole chiaramente come varianti. Le offerte ricevute dopo la scadenza indicata di solito non sono considerate. Se un offerente desidera modificare o ritirare la sua offerta, deve fornire una spiegazione scritta, fornita nello stesso modo dell'offerta originale.
Valutazione delle offerte
Quando la società di sollecitazione riceve le offerte, il processo di valutazione rimane solitamente riservato fino a quando il lavoro di revisione non viene aggiudicato. Se l'impresa che richiede la sollecitazione è un'entità pubblica, le offerte possono essere aperte durante una riunione pubblica, risultante in un riepilogo pubblicato dei dettagli della gara. Ciò potrebbe includere nomi degli offerenti, prezzi, varianti di proposte e qualsiasi altra informazione ritenuta pertinente. Mentre la società di consulenza valuta le offerte, può chiedere agli offerenti di fornire chiarimenti su determinati punti o problemi. Le offerte saranno esaminate in base a criteri quali la conformità con i requisiti amministrativi, di ammissibilità e tecnici. Gli offerenti che soddisfano i requisiti tecnici possono essere invitati a presentare documentazione tecnica aggiuntiva o campioni. Infine, le offerte verranno sottoposte a una valutazione finanziaria in cui la società di consulenza valuta la migliore offerta finanziaria.
Assegnazione del contratto
Dopo la selezione di un'offerta qualificata, il premio sarà dichiarato per iscritto e consegnato all'azienda vincitrice. Vengono anche notificate le società offerenti non riuscite, di solito con dettagli sull'offerente vincitore, come il prezzo proposto e il nome dell'azienda. L'avviso delineerà anche il motivo per cui l'offerente non aggiudicatario è stato respinto e prende nota del termine per la presentazione di un ricorso.
