La transizione dall'uso di carta e matite o una varietà di programmi autonomi per computer a un sistema informativo integrato è un sicuro segnale di crescita delle piccole imprese. A differenza di un sistema manuale disarticolato, un sistema basato sulla tecnologia gestisce tutti gli aspetti di archiviazione, elaborazione, distribuzione e comunicazione delle informazioni aziendali da una posizione centrale. Sebbene gli obiettivi prioritari si concentrino spesso su vantaggi intangibili come ottenere un vantaggio competitivo o aumentare la soddisfazione del cliente, molte aziende godono anche di benefici tangibili quali riduzione dei costi, controllo migliorato e meno errori di immissione dei dati.
Definizione di tangibile
Ciò che includi in una lista di benefici tangibili dipende dal fatto che tu classifichi questi benefici usando una definizione ristretta o ampia. Se la tua azienda utilizza una definizione ristretta, i benefici tangibili sono solo quelli che puoi quantificare e misurare in termini monetari. Questi includono sia riduzioni immediate dei costi e risparmi sui costi a lungo termine. Una definizione ampia include anche vantaggi quasi tangibili che non è possibile quantificare in termini monetari, ma che puoi vedere, toccare o sentire direttamente.
Vantaggio dei costi
Sebbene spesso occorra tempo per iniziare a realizzare vantaggi in termini di risparmio sui costi e le spese non si ridurranno durante la notte, col tempo i vantaggi finanziari diventeranno più evidenti. Inoltre, questi benefici si verificano spesso in una sequenza. Ad esempio, un sistema informativo aumenta la produttività, il che può portare a riduzioni della forza lavoro, il che riduce i costi operativi. Può anche migliorare l'efficienza degli ordini di inventario, che spesso riducono i tempi di consegna e si traduce in una riduzione dei requisiti e dei costi di conservazione dell'inventario.
Migliore controllo interno
Una serie di benefici tangibili funziona per migliorare i controlli interni preventivi e investigativi. Ad esempio, un sistema centralizzato di archiviazione delle informazioni consente di migliorare i controlli di accesso. Rapporti più rapidi, che spesso si traducono in feedback in tempo reale, aumentano la responsabilità e riducono le possibilità di abuso di beni aziendali, frodi o furti interni. Inoltre, il tracciamento automatico non solo semplifica la ricerca di documenti correnti e storici, ma consente anche di costruire e revisionare tracce di controllo complete per la maggior parte delle transazioni.
Aumento delle entrate
Un sistema informativo può migliorare i tempi di risposta e aumentare i ricavi delle vendite. Vantaggi tangibili come una migliore disponibilità dei dati e un minor numero di colli di bottiglia nelle informazioni nella parte di gestione dell'inventario di un sistema informativo possono contribuire ad aumentare le vendite riducendo gli stock-out e gli ordini arretrati. Nella parte relativa alla gestione delle relazioni con i clienti, un accesso più facile alle informazioni di un cliente può significare la differenza tra fare e non fare una vendita. Consente inoltre alle persone addette alle vendite e al servizio clienti di monitorare la cronologia degli ordini di un cliente e pianificare le chiamate di vendita tempestive.
