I conti correnti sono una parte critica dei tuoi documenti finanziari e possono essere soggetti a frodi senza un'attenta riconciliazione e supervisione. Le procedure di revisione dei conti correnti possono garantire l'accuratezza e la tempestività dei pagamenti delle bollette. Le migliori procedure di revisione dei conti consentono una combinazione di controlli giornalieri, controlli interni di routine e procedure di revisione esterna.
Procedure di routine
I conti da pagare devono essere bilanciati quotidianamente per riconciliare i pagamenti con le voci registrate. Qualsiasi discrepanza tra l'importo totale pagato e il totale registrato deve essere esaminata e riconciliata immediatamente. Il controllo da parte della direzione di ogni individuo coinvolto nei conti da pagare dovrebbe essere rigoroso e dovrebbe includere il monitoraggio di routine delle attività. I manager dovrebbero essere addestrati a controllare eventuali segni di cattiva condotta da parte del personale pagabile.
Le procedure di approvazione che aiutano a stabilire una pista di controllo dovrebbero essere approvate. Questi accordi devono includere la revisione della gestione delle riconciliazioni giornaliere, i rapporti mensili di discrepanza e le singole registrazioni per le transazioni di grandi dimensioni per garantire che tutte le informazioni siano corrette.
Controlli interni
I controlli interni per i conti da pagare dovrebbero includere i requisiti di firma in base agli importi di pagamento. Prendi in considerazione l'implementazione di diversi livelli di requisiti di firma. Ad esempio, è possibile richiedere la firma di un gestore contabile per articoli superiori a $ 5,000, una firma esecutiva per articoli superiori a $ 10.000 e un requisito di firma doppia per pagamenti superiori a $ 25.000. Abbina i tuoi requisiti di firma al totale delle tue entrate e la suscettibilità della tua azienda alla frode per il massimo beneficio.
Stabilire procedure di controllo di routine per i conti da pagare. Includere controlli a campione sui singoli pagamenti per garantire la precisione. Ad esempio, rivedere cinque debiti ogni giorno e controllare l'importo del pagamento e le informazioni sul beneficiario e assicurarsi che i registri contabili siano stati compilati correttamente.
Durante le procedure di chiusura dei libri alla fine di un mese o periodo finanziario, includere le procedure di approvazione per tutti i lavori relativi all'account, compresi i totali di riepilogo e le riconciliazioni dei conti. Inoltre, mantenere un report in esecuzione che monitora i livelli di pagamento dall'elaborazione dei conti fornitori. Se i livelli di pagamento aumentano o diminuiscono improvvisamente, un'indagine automatica sulle cause può risolvere potenziali problemi.
Audit esterni
La maggior parte degli audit esterni include conti da pagare come area di test. Gli audit esterni dovrebbero richiedere un elenco dettagliato dei conti e tracciare i totali dai dettagli attraverso tutti i registri contabili al totale del riepilogo e includere i prelievi bancari. Selezionare gli articoli dovrebbero essere scelti per il test approfondito. Selezionare i beneficiari dovrebbero essere contattati per verificare la ricezione dei pagamenti. Inoltre, le riconciliazioni di routine dovrebbero essere esaminate per verificarne l'accuratezza e l'elaborazione logica. Qualsiasi riconciliazione con ampie discrepanze dovrebbe essere investigata completamente.
Gli audit esterni dovrebbero verificare le passività non registrate. Prendi in considerazione la possibilità di selezionare tutte le fatture oltre una soglia specifica e una selezione casuale di fatture di routine per una revisione approfondita. Guarda i registri di esborsi, i crediti per i resi, le merci ricevute ma non fatturate e gli eventuali conti specifici della fattura. Assicurarsi che ogni fattura sia registrata correttamente nel periodo di tempo corretto. Controlla l'account per vedere se è stato registrato come responsabilità o se è stato escluso correttamente dal periodo di tempo.
