Senza un sistema di gestione di database che organizza, controlla e cataloga i dati, un sistema di informazioni sarebbe un conglomerato di dati organizzato. Il ruolo ultimo di un sistema di gestione di database consiste nell'implementare controlli e fornire manutenzione ai file di dati utilizzando la sicurezza dei dati per garantire l'integrità dei dati.
Catalogazione di strutture di file
Il processo di catalogazione dei file in un sistema di gestione del database (DBMS) è estremamente importante. Esistono vari tipi di file, che vanno dal codice del computer effettivo e dai programmi di query (che estraggono le informazioni) all'utilità del sistema e ai programmi di manutenzione della registrazione. Tutti questi programmi hanno una struttura di file unica, identificata da uno schema di sistema o da uno "schema". Senza il processo di una struttura di file, i file sarebbero difficili da accedere e operare. Una struttura di file all'interno di un (DBMS) fornisce una struttura ordinata per l'accesso e la gestione dei file.
Identificazione dei tipi di database
Un sistema DBMS può essere costituito da vari tipi di database. Un database contiene la struttura record delle informazioni. I database all'interno di un DBMS possono essere un database indicizzato, sequenziale o relazionale. Un database di indici si basa su una chiave primaria e può essere indicizzato su qualsiasi campo univoco all'interno della struttura del database. Si accede a un database sequenziale partendo dal primissimo record nel database e un database relazionale costituito da record, che possono essere uniti ad altri record esistenti in un altro database basato su identificatori univoci. Il DBMS consente il partizionamento, la catalogazione e l'accesso per questi tipi di database.
La sicurezza dei dati
La sicurezza dei dati è una caratteristica importante per qualsiasi sistema di informazione. Un DBMS fornisce tabelle di sicurezza, che sono record designati per le informazioni dell'utente, l'identificazione e le password. Il sistema di sicurezza è costruito da tabelle di database relazionali e ogni condizione (codici di accesso utente) deve essere soddisfatta in ogni tabella affinché un utente possa accedere al sistema. I sistemi DBMS possono avere applicazioni di sicurezza integrate, che assegnano diritti e privilegi utente utilizzando una tabella di autorità nelle applicazioni di utilità di sistema.
Tabelle e dischi
All'interno di un DBMS, tutti i database hanno assegnato record. I record sono classificati come record di articoli o dettagli. I record di elementi sono record di informazioni generali e i record di dettaglio si concentrano su un identificatore di campo all'interno del record di articolo e forniscono informazioni "dettagliate" extra sul campo e hanno generato il suo record dal record di articolo. Le tabelle sono strutture su cui esistono record di articoli e dettagli. Un esempio di record di articoli e dettagli è una descrizione di mobili su un database costituito da campi di dati generali per la spedizione, il pagamento, ecc. E un record di dettaglio corrispondente, che suddivide ulteriormente i mobili in vari colori.
Integrità dei set di dati
Se un sistema informativo è un sistema di elaborazione basato sulle transazioni, i set di dati vengono creati per catalogare le modifiche nei dati avviati dagli utenti al sistema con tutte le modifiche che riportano su un rapporto delle eccezioni di transazione. I dati vengono raccolti, distribuiti ed elaborati utilizzando metodi batch o in tempo reale. Se si tratta di una routine batch, la maggior parte delle organizzazioni aggiornerà i propri sistemi una volta al giorno mentre, con un sistema in tempo reale, gli aggiornamenti possono essere aggiunti immediatamente.
