La creazione di un piano di progetto realistico è una delle maggiori sfide che deve affrontare un project manager. Ci sono alcuni problemi comuni con la pianificazione del progetto che possono essere anticipati e prevenuti, dando a tutti coloro che sono coinvolti nel progetto maggiore fiducia nel programma.
Stima della durata dell'attività
Il problema più basilare e comune con la pianificazione del progetto è la stima della durata di ogni attività di progetto. La maggior parte delle persone sottovaluta quanto a lungo ci vorrà qualcosa da fare, con un programma che riflette solo uno scenario migliore. Per evitare ciò, è possibile aggiungere tempo a ciascuna attività se si riesce a stimare quanto il membro del team ha sottovalutato. (Molte persone sottovalutano costantemente una certa percentuale.) Oppure puoi aggiungere il tempo di contingenza come elemento separato nella tua pianificazione. Anche se questo a volte è disapprovato come "riempimento" del tuo programma, è in realtà un modo realistico per rendere il tuo piano più preciso.
Assicurati di non perdere le attività di progetto necessarie. È facile trascurare quelli fatti dai gruppi al di fuori del tuo team di progetto o quelli che l'esperto in materia che fa le stime sono così ovvi che non ha bisogno di menzionarli.
Assegnazione di risorse
La maggior parte delle pianificazioni di progetto si basa sul presupposto che la risorsa giusta sarà disponibile esattamente quando necessario. Ma a meno che la tua organizzazione non abbia un buon metodo per assegnare le persone ai progetti, ciò potrebbe non accadere. Il tuo programma deve anche prevedere realisticamente quanto tempo ogni membro del team può spendere per il tuo progetto, considerando altri progetti, supporto operativo o attività amministrative che devono svolgere.
Impostazione della data di implementazione
In molti casi, la gestione o qualche fattore esterno ha fissato la data di implementazione del progetto prima di sviluppare un programma. Potrebbe essere richiesto di ridurre il tempo previsto per alcune attività per soddisfare la data di fine necessaria. È necessario comunicare in modo proattivo allo sponsor del progetto qualsiasi rischio connesso alla realizzazione di tali cambiamenti.
Gestire lo sconosciuto
Eventi sconosciuti, come cambiamenti nell'ambiente aziendale o problemi con una nuova tecnologia, possono portare a tempi più lunghi rispetto a quelli pianificati. Identificando i possibili rischi all'inizio del progetto, sarete in grado di gestire meglio qualsiasi evento e ridurre così il loro impatto sulla vostra pianificazione.
Gestire il cambiamento
Le modifiche all'ambito del progetto, i requisiti da soddisfare o la tecnologia utilizzata potrebbero interrompere il programma del progetto. Questi tipi di cambiamenti dovrebbero passare attraverso un processo formale di gestione delle modifiche del progetto, in modo che lo sponsor del progetto e i clienti possano concordare eventuali cambiamenti di programma piuttosto che essere spiacevolmente sorpresi da essi.
Stima di grandi progetti
Un grande progetto ha più interdipendenze tra compiti e tra gruppi di lavoro o individui. Questo livello di complessità rende più difficile prevedere il programma, che dovrà includere il tempo per tale coordinamento.
