Se sei abbastanza fortunato da avere più fornitori in corsa per la tua attività, invitandoti a pranzi costosi e mostrando i loro ringraziamenti con i regali, fai attenzione. Gesti apparentemente amichevoli come questi possono attraversare la linea dell'etica negli appalti influenzando le decisioni di acquisto. Anche se non sei influenzato, solo l'apparenza di scorrettezza può danneggiare la tua e la reputazione dell'azienda.
Problemi etici nell'acquisto
L'Institute for Supply Management ha adottato tre principi per l'acquisto di manager e dipendenti da ricordare nel loro lavoro:
- Mantieni l'integrità nelle tue decisioni e azioni.
- Cerca sempre il miglior valore per il tuo datore di lavoro.
- Rimani fedele alla tua professione.
Da questi principi, ISM ha ideato degli standard per l'acquisto di professionisti da seguire per assicurarsi che stiano mantenendo un'etica elevata nell'approvvigionamento. Questi standard includono l'agire correttamente con i fornitori e non permettere che le vostre decisioni siano influenzate dai fornitori. Un altro standard si sta astenendo dall'accettare accordi che garantiscano un accordo reciproco o che possa essere in conflitto con gli interessi del datore di lavoro.
Esempi di comportamento non etico
Certo, vuoi promuovere buone relazioni con i tuoi fornitori e potenziali venditori. Tuttavia, anche azioni apparentemente innocue possono servire come esempi di comportamento non etico negli appalti.
Esempio: Ognuno deve mangiare, quindi qual è il danno nel pranzare con un potenziale venditore per discutere specifiche?
In primo luogo, potresti diventare troppo amichevole, al punto che vuoi fare affari con questo venditore anche se i suoi prezzi e termini non sono i più favorevoli. È così gentile da essere incline a prenderlo in parola quando descrive termini di consegna che sembrano troppo belli per essere veri. Secondo, a meno che non pranzi con ogni singolo venditore che ti si avvicina, stai mostrando favoritismi.
Esempio: Un potenziale venditore offre prezzi irrisori sulle scorte che la tua azienda utilizza regolarmente. In cambio, si accetta di dare loro un preavviso quando altre forniture saranno fuori per le offerte.
Potrebbe sembrare che questa situazione sia innocua perché continuerai a offrire ad altri fornitori la possibilità di fare un'offerta e pianifichi di considerare tutte le offerte in modo equo. Ma, dando una notifica anticipata al venditore, stai dando loro l'ingiusto vantaggio di avere più tempo per preparare la loro offerta e ottenere la loro offerta prima di altri venditori. Forse cambierà la loro offerta se gli fosse dato meno tempo; forse non lo farà. Ma non è giusto dare a un venditore un vantaggio di qualsiasi tipo rispetto agli altri.
Esempio: Un venditore a cui hai recentemente assegnato un contratto ha inviato un regalo di ringraziamento del tuo brandy preferito, biglietti per una partita di sport o una carta regalo di coffee shop di piccolo taglio. Dato che è un regalo di ringraziamento, non ha influenzato la tua decisione, quindi lo accetti.
Ci sono numerosi problemi etici con l'accettazione di doni, anche quelli con valori in dollari piccoli. È vero, non ha influenzato la tua decisione se questa è la prima volta che usi questo fornitore. Ma se scegli di riutilizzarli, come fai a sapere che non sei influenzato dal loro regalo premuroso? Apparirà agli altri del settore che potresti essere stato influenzato. In ogni caso, diventerai famoso per accettare doni che tingono la tua reputazione e quella della tua azienda da quando sei il loro agente di acquisto.
Una domanda da porsi in tutte le decisioni relative agli appalti è: questa azione va a vantaggio della mia azienda? I regali ti aiutano, non la tua compagnia. Anche se il regalo fosse per la compagnia, fa più male che aiuta dando alla compagnia una cattiva reputazione.
Garantire l'etica elevata negli appalti
Se sei il proprietario di un'azienda o il responsabile degli acquisti, ci sono dei passi da fare per assicurarti che la tua azienda mantenga l'etica nell'approvvigionamento.
- Spiegare il codice etico dell'azienda con le specifiche per il dipartimento acquisti.
- Formare tutti gli impiegati che acquistano su queste etiche, fornendo esempi di azioni etiche e non etiche. Questo è il posto ideale per le azioni di venditore di ruolo e agente di acquisto.
- Fai sapere ai dipendenti che la direzione rivedrà i contratti di approvvigionamento e che anche gli audit non annunciati saranno eseguiti. Assicurati di seguire entrambi, quindi la posizione dell'azienda sui problemi etici negli acquisti è compresa e seguita da tutti.
