C'è qualcosa di più sconcertante che entrare in un nuovo ufficio nel tuo primo giorno di lavoro e non avere idea di cosa dovresti fare, tanto meno dove trovare il bagno? Con un po 'di pianificazione (e un lungo ricordo di cosa si prova ad essere un principiante da soli), è possibile progettare un manuale di orientamento dei dipendenti che farà sentire i principianti a proprio agio.
Identificare lo scopo e l'ambito del manuale. È di camminare il nuovo arrivato attraverso il processo passo-passo di eseguire attività specifiche? È per introdurla alla storia e alle politiche aziendali, alle regole di comportamento appropriato e alle forme e procedure standard in base alla frequenza, alle ferie e ai congedi per malattia? O è una combinazione di entrambi?
Descrivere l'elenco degli argomenti da trattare nel manuale e determinare se si desidera scrivere l'intero manuale o delegarne sezioni a personale esperto. Questa decisione sarà basata sulla complessità del lavoro e sulla frequenza con cui il manuale dovrà essere aggiornato per tenere il passo con la crescita aziendale e l'introduzione di nuove tecnologie.
Raccogliere e fotocopiare i documenti esistenti per l'inclusione nel manuale. Questi includeranno elementi come le specifiche del lavoro per la posizione del nuovo dipendente, i moduli standardizzati, la dichiarazione della missione aziendale e / o l'ultimo rapporto annuale, un organigramma, una pianta dell'ufficio, una lista di impiegati con i loro titoli e il loro telefono dell'ufficio numeri, politiche di molestie sessuali e forse una copia dell'ultima newsletter aziendale.
Determina quali argomenti devono essere scritti da zero. Ad esempio, i dipendenti che non sono solo nuovi all'azienda ma anche nuovi in città potrebbero apprezzare un elenco di ristoranti, negozi e uffici postali nelle vicinanze. Se ci sono tradizioni non scritte che sarebbero interessanti per i nuovi arrivati, questo sarebbe un buon posto per menzionarle. Per esempio, forse c'è una divisione potluck che si tiene una volta al mese per festeggiare i compleanni, o forse c'è una lezione di yoga in loco che si tiene ogni venerdì durante l'ora di pranzo.
Sollecitare i consigli di alcuni dei dipendenti assunti più di recente. Chiedete quali tipi di materiali sarebbe stato utile avere il loro primo giorno e come sono andati a trovare le informazioni di cui avevano bisogno.
Includere una lettera di benvenuto dal supervisore del dipendente o anche il presidente della società. Questa lettera dovrebbe incoraggiare il destinatario a fornire idee per il manuale se vede modi in cui il contenuto può essere migliorato e / o ampliato.
Spiegare le regole di ciò che costituisce un comportamento appropriato dell'ufficio. È possibile includere divieti, ad esempio, l'uso di telefoni da ufficio per chiamate personali, la navigazione in Internet, l'invio di e-mail esterne o la guida di un veicolo aziendale per l'esecuzione di commissioni. Se la scrivania o l'ufficio del dipendente sono in bella vista dei clienti e dei visitatori della società, è inoltre necessario stabilire le regole in quanto opere d'arte, piante, articoli da scrivania, fotografie, radio, ecc.
Definisci quale è il codice di abbigliamento aziendale.
Organizzare tutti i materiali in un raccoglitore a 3 anelli che può essere consegnato al dipendente il primo giorno di lavoro.
Recluta più coppie di occhi per correggere accuratamente il contenuto.
Includere un foglio di approvazione per il dipendente per riconoscere che ha ricevuto il manuale di orientamento e che sarà responsabile per la revisione di tutti i materiali all'interno.
Suggerimenti
-
Dal momento che un manuale di orientamento dei dipendenti può essere considerato un work in progress, potresti prendere in considerazione la possibilità di produrre una versione online a cui tutti i dipendenti potranno accedere e, se necessario, aggiornare i loro ricordi sulle politiche aziendali. Se possibile, chiedi a tutti i dipendenti della tua organizzazione di preparare manuali personalizzati che affrontino tutte le loro responsabilità. Questo non è solo consigliabile avere a portata di mano come strumento di formazione per risparmiare tempo se / quando danno preavviso, ma consente anche al personale temporaneo di compilare facilmente se il dipendente va in vacanza prolungata o è in congedo per malattia.
avvertimento
Non omettere mai passaggi cruciali da una spiegazione su come eseguire un'attività. Anche qualcosa di semplice come dire loro dove il pulsante "on" si trova su un pezzo di macchina o in quale cassetto sono conservati certi documenti sarà enormemente apprezzato da un nuovo arrivato.
