L'archiviazione di cifre del terminale raggruppa le ultime cifre in un numero di identificazione da utilizzare come identificatore principale per l'archiviazione. Un numero di previdenza sociale che termina con 0000 avrebbe le ultime quattro cifre utilizzate per classificare il singolo record all'interno del sistema, mentre i restanti due gruppi di cifre sarebbero i sottogruppi sotto 0000.
Organizzazione
I gruppi di numeri vengono registrati sul file in ordine inverso, quindi un numero di identificazione di 555-44-3333 avrebbe 3333 come gruppo principale, con 44 e 555 seguenti per determinare la posizione del file nella categoria 3333. I file sono disposti in sequenza numerica ascendente. Le organizzazioni usavano solitamente etichette con codice colore sui file di cifre del terminale per una facile identificazione.
vantaggi
I nuovi file di cifre del terminale non vengono automaticamente raggruppati nella stessa posizione fisica, evitando la congestione nella sala file. Poiché l'unica informazione su un file di cifre del terminale è numerica, il sistema offre più privacy rispetto all'etichettatura della giacca con un nome.
utenti
Il deposito di cifre del terminale funziona bene in organizzazioni che devono gestire decine di migliaia di record o più. Anche se il deposito di cifre terminali è più spesso associato a organizzazioni sanitarie e assicurative, è spesso utilizzato anche nelle agenzie governative e nelle istituzioni finanziarie.
