Utilizzando i processi di gestione degli approvvigionamenti, i professionisti aziendali acquistano le risorse di cui hanno bisogno da fornitori o venditori per condurre affari. Politiche e procedure di gestione degli approvvigionamenti efficaci consentono ai professionisti degli acquisti di negoziare i prezzi delle forniture e dei fornitori per ottenere materiali e servizi della migliore qualità per le operazioni aziendali.Poiché le grandi aziende acquistano risorse in grandi volumi, in genere utilizzano processi di gestione degli appalti formali. Le piccole imprese utilizzano tecniche più informali per ottenere le merci necessarie per le loro attività.
Benefici
Trasformare il ruolo di gestione dei contratti da una funzione amministrativa a un processo strategico implica dimostrare che un'azienda dipende da un'efficace gestione dei processi di approvvigionamento. Lo sviluppo di competenze critiche nella gestione degli approvvigionamenti consente ai professionisti aziendali di aumentare le loro conoscenze sulla gestione della produzione e dell'inventario, migliorare l'efficienza snellendo i processi lungo la catena di approvvigionamento mediante accurate tecniche di previsione, massimizzare la soddisfazione dei clienti fornendo prodotti e servizi in modo tempestivo e migliorando la credibilità tra pari; datori di lavoro e fornitori.
Sviluppo dei processi di gestione dei contratti
Un'efficace gestione degli acquisti inizia riconoscendo che la gestione dei processi utilizzati per la firma dei contratti avvantaggia l'azienda. Una volta che un'organizzazione stabilisce la documentazione standard delle politiche e delle procedure associate alla gestione dei contratti, il personale può essere ritenuto responsabile per aderire e rispettare tali standard. All'inizio, solo i contratti ad alta visibilità che rispettano le soglie di budget rientrano in queste linee guida, ma con la maturazione della funzione di approvvigionamento dell'organizzazione, i professionisti degli approvvigionamenti applicano questi standard ad altri accordi.
Automatizzazione dei processi di gestione dei contratti
Poiché i professionisti della gestione degli approvvigionamenti istituzionalizzano le politiche standard in tutta la loro azienda, stabiliscono la documentazione e le procedure che devono essere completate per completare una transazione. Utilizzando strumenti software, l'automazione di queste funzioni a seconda del tipo di contratto, dei termini e delle condizioni, dell'importo in dollari o di altri requisiti semplifica il processo.
Integrazione dei processi di approvvigionamento
Mentre i processi di gestione dei contratti maturano, le organizzazioni integrano le funzioni di approvvigionamento critico con altri processi operativi fondamentali, come la gestione finanziaria, la gestione delle prestazioni e la progettazione ingegneristica. Fornire una formazione a tutti i dipendenti assicura che ogni dipartimento segua le migliori pratiche consolidate. Dal 1973, l'Associazione per la gestione delle operazioni ha fornito formazione critica a oltre 90.000 professionisti della produzione su argomenti, tra cui la gestione degli appalti. Inoltre, utilizzando le metriche di produzione di ciascun dipartimento, i professionisti degli approvvigionamenti possono analizzare i dati per negoziare in modo più efficace con i fornitori e prendere decisioni in merito alla qualità e al servizio che influiscono sull'intera redditività a lungo termine dell'azienda.
Valutare l'efficienza
La valutazione dell'efficienza include i continui sforzi di miglioramento dei processi effettuati dai professionisti degli acquisti. Questi progetti, progettati per migliorare il processo di gestione dei contratti, riflettono le esperienze e le lezioni apprese dai precedenti progetti. Garantendo che l'organizzazione segua il flusso di lavoro più efficiente con il minor numero di firme necessarie, una società raggiunge il più alto livello di capacità di approvvigionamento.
