Come pianificare gli eventi

Gli eventi sono strumenti importanti per le imprese per vari scopi; alcuni possono essere interni e focalizzati sul personale, mentre altri sono destinati al marketing. In entrambi i casi, lo stesso tipo di pianificazione va all'evento e gli stessi dettagli devono essere presi in considerazione affinché l'evento diventi un successo. Gli eventi richiedono un'attenta pianificazione e preparazione. Seguire un sistema prescritto può aiutare a garantire che il tuo evento vada liscio.

Determina il tuo obiettivo per l'evento. Se stai pianificando un seminario di marketing, le tue responsabilità saranno diverse da quelle previste per la pianificazione di un barbecue aziendale. Assicurati di ricevere istruzioni estremamente dettagliate su ciò che è previsto; ci sono componenti pratici come il numero di persone che stanno arrivando e quanto deve essere grande la sede, e fattori orientati al marketing, come se l'evento è destinato a conquistare clienti per l'azienda o se è un vantaggio per il management o altro personale.

Crea un budget. Qualcuno deve pagare per l'evento e avrai bisogno dell'approvazione prima di iniziare. Prendi in considerazione il tuo tempo, la sala, qualsiasi cibo o decorazioni, oratori o attività, e qualsiasi altra considerazione che ritieni necessaria. Preparare tutto in un formato organizzato e attenersi ad esso quando si stanno facendo accordi.

Imposta l'ordine del giorno. Preparare un programma dettagliato e assegnare la giusta quantità di tempo per ogni attività. Costruisci in un programma completo dall'inizio alla fine, con le osservazioni di apertura e di chiusura, se necessario.

Pianificare la logistica. Affittare una posizione, ordinare cibo, assumere un oratore e stampare gli inviti. Visitate la sede per dare un'occhiata concreta al layout in modo da poter immaginare dove verrà allestito il cibo e come sistemare i posti e i tavoli. Cerca di mantenere il budget, ma apporta le modifiche necessarie, controllando sempre con poteri più elevati prima di prendere qualsiasi impegno.

Pubblicizza l'evento. Il modo in cui lo realizzi dipenderà molto dal tipo di evento che stai pianificando. Per un evento interno è probabile che un'e-mail aziendale o alcuni poster appesi nei posti giusti siano sufficienti. Un evento di marketing richiederà un intero piano di marketing, eventualmente con pubblicità e alcuni marketing diretto come aiuti.

Suggerimenti

Utilizzare un programma software per tracciare i piani; pianificare un evento richiede eccellenti capacità organizzative. Dare al supervisore aggiornamenti giornalieri o settimanali sui tuoi progressi in modo che siano a conoscenza di ciò che sta succedendo.