Le aziende che gestiscono l'inventario utilizzano i sistemi di inventario per gestire i livelli di inventario nel magazzino e nello stabilimento. Tali società devono decidere tra l'utilizzo di sistemi di inventario periodici e sistemi di inventario perpetuo. Con entrambi i sistemi, la società ha ancora bisogno di fare un inventario fisico almeno una volta all'anno. Un inventario fisico offre un paio di vantaggi per la gestione del business.
Sistemi di inventario
I sistemi di inventario soddisfano le esigenze di un'azienda fornendo informazioni relative a quantità di scorte e valori in dollari. Molti sistemi di inventario forniscono informazioni riguardanti la posizione specifica del magazzino dell'inventario e la quantità detenuta in quella posizione. Impiegati e manager dello stabilimento utilizzano queste informazioni per individuare articoli specifici per la spedizione ai clienti o per determinare se l'azienda deve riordinare un determinato articolo di magazzino perché l'inventario disponibile è diminuito. I sistemi di inventario forniscono anche informazioni al reparto contabilità per quanto riguarda il valore di inventario totale di proprietà dell'azienda.
Inventario permanente
Un sistema di inventario perpetuo si aggiorna ogni volta che il magazzino riceve l'inventario dai fornitori e ogni volta che il magazzino spedisce l'inventario a un cliente. Il sistema di inventario perpetuo fornisce il saldo del magazzino in qualsiasi momento. Questo equilibrio si aggiorna continuamente. Molte aziende utilizzano scanner e codici a barre per registrare facilmente i cambiamenti nei saldi di magazzino. Queste aziende analizzano pezzi di inventario quando vengono spediti o ricevuti, il che aggiorna automaticamente il saldo nel sistema di inventario.
Inventario fisico
Un inventario fisico consiste nel contare manualmente ogni articolo di magazzino e confrontarlo con la quantità registrata nel sistema di inventario. Alcune aziende dividono i dipendenti in due gruppi, con un gruppo che conta ogni articolo e il secondo gruppo che racconta ogni articolo. Ciò consente all'azienda di confrontare i due conteggi con la quantità registrata nel sistema e identificare potenziali problemi di inventario. Un conteggio dell'inventario fisico consente all'azienda di determinare correttamente le quantità di magazzino, identificare gli adeguamenti dell'inventario necessari e indagare sugli scostamenti.
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A volte le aziende scoprono discrepanze tra le quantità effettive nell'inventario e l'inventario registrato. Quando ciò si verifica, la società registra una rettifica di inventario per correggere il saldo di inventario nel sistema. Le quantità di rettifica derivano dal confronto tra la quantità effettiva e la quantità di sistema. Lo scopo dell'adeguamento dell'inventario è di rendere il sistema di inventario uguale all'effettivo inventario di proprietà dell'azienda.
Scostamento dell'inventario
Dopo aver eseguito un inventario fisico, una società indaga sulle variazioni di quantità rilevate per determinare il motivo delle varianze. Le varianze si verificano in genere a causa di errori dei dipendenti, furto o distruzione.
