Guidare la mandria nel tuo inventario è una delle cose più impegnative di un'azienda. Dal punto di vista operativo, vorrete sempre sapere quanto prodotto è disponibile per la vendita e quando ottenere di più. I tuoi contabili avranno bisogno di inventari precisi, in modo che possano tenere in ordine i tuoi libri e fornirti le informazioni necessarie per prendere decisioni di business. Nella maggior parte dei casi, ma non in tutti, probabilmente vorrai farlo attraverso un sistema di inventario perpetuo.
Sistema di inventario periodico
Esistono due modi per gestire il controllo dell'inventario. Uno è attraverso quello che viene chiamato un sistema di inventario periodico, il che significa che alla fine di un dato periodo - un mese, un quarto, un anno o qualsiasi cosa funzioni nella tua situazione - chiudi le porte e conti fisicamente qualsiasi inventario che hai a disposizione. A fini contabili, chiamerai questo inventario di chiusura per il tuo periodo. Il tuo precedente inventario è stato l'inventario iniziale per questo periodo. Aggiungerai tutti i tuoi acquisti all'inventario iniziale, sottrai tutte le vendite e in un mondo ideale, il risultato sarà simile al tuo inventario di chiusura. Certo, non viviamo in un mondo ideale, e in pratica, più a lungo si passa tra gli inventari, più discrepanze si insinuano. Sotto il sistema di inventario periodico, la quantità di inventario è accurata solo subito dopo il suo conteggio, che è un grave inconveniente.
Sistema di inventario perpetuo
Il sistema di inventario perpetuo richiede molte più impostazioni, ma una volta installato, è molto più semplice da utilizzare. Ogni pezzo di inventario che possiedi è inserito nel tuo computer come è stato acquistato. Quando esce dall'inventario, quando viene venduto o esaurito, viene automaticamente detratto dall'inventario disponibile sul tuo computer. Se il tuo modello di business ruota attorno a sapere cosa hai e quando dovrai ordinare di più, che si applica a quasi tutte le attività, l'utilizzo del metodo di inventario perpetuo offre molti vantaggi.
Inventario periodico e inventario perpetuo
Quale approccio prenderà per gestire il tuo inventario dipende dalla tua situazione. Se sei contento di operare su base "mamma e papà", mantenendo la tua azienda piccola e il tuo inventario basso, un sistema di inventario periodico potrebbe essere tutto ciò che serve. L'installazione è minima e puoi contare il tuo inventario tutte le volte che ritieni necessario. Se i tuoi piani per la tua azienda comportano un notevole sviluppo, ti consigliamo di implementare il metodo dell'inventario perpetuo alla prima opportunità, idealmente dal primo giorno.
Lo svantaggio è che il metodo dell'inventario perpetuo è complicato da configurare e richiede un investimento significativo in computer, software e competenze. Se hai un budget limitato, come spesso accade nelle startup, quell'investimento iniziale potrebbe essere più di quanto tu possa gestire comodamente. A volte, dovrai accontentarti di un sistema di inventario e contabilità che fornisca una gestione dell'inventario perpetua di base a breve termine, ma che possa essere aggiornato a un'offerta più completa in base alla crescita della tua azienda e dei ricavi.
Non è perfetto
L'intero punto di un sistema di inventario perpetuo è che avrai sempre un conteggio accurato e aggiornato di quali articoli sono disponibili. Questo è ampiamente vero, ma nel mondo reale c'è sempre un divario tra teoria e pratica. Perderai il prodotto per rotture e furti; i fornitori ti fatturano in modo errato, riceverai ordini in eccesso o in breve da pochi pezzi, il personale di vendita squillerà in vendite o rimborsi in modo errato e così via. Buone pratiche di formazione, sicurezza e gestione dell'inventario possono aiutarti a mantenerlo al minimo, ma dovrai comunque eseguire un conteggio reale ogni tanto per verificare i numeri con cui stai lavorando.
Potresti scegliere di fare un inventario fisico completo almeno una volta all'anno, oppure potresti optare per "conteggi di cicli" in corso. Ciò significa che sceglierai determinate parti del tuo inventario per contare regolarmente in cerca di discrepanze. Puoi concentrarti solo sugli articoli con il valore più alto o con il volume più alto, perché sono più propensi a darti problemi, oppure puoi contare un po 'tutto l'inventario alla volta durante l'anno e aggiustare il tuo inventario quando trovi errori.
Inventario perpetuo in ambienti Retail / Wholesale
Il caso migliore per i sistemi di inventario perpetuo è nella vendita al dettaglio. Quando il tuo cliente porta un prodotto sul bancone, lo squaglierai con una qualche forma di scanner, o magari inserendo manualmente un numero di parte. La scansione è migliore, quando possibile, perché riduce l'opportunità di errori. Una volta completata la vendita, il tuo sistema ridurrà l'inventario disponibile a portata di mano per consentire ciò che sta uscendo dalla porta nella mano del tuo cliente.
Se un altro addetto alle vendite cerca il prodotto da un computer in un altro reparto, il totale appena rivisto è ciò che verrà mostrato sullo schermo. Il sistema può anche richiedere di ordinare di più quando i materiali di consumo si abbassano o addirittura di effettuare automaticamente l'ordine. I migliori sistemi tengono traccia degli sconti e dei minimi dell'ordine dei tuoi fornitori, così puoi impostarli a non ordinare 950 pezzi se c'è uno sconto a 1.000. I grossisti lavorano allo stesso modo, tranne che acquistano da produttori e distributori e vendono ai rivenditori.
Inventario perpetuo negli ambienti di produzione / produzione
Se sei nel business della produzione di prodotti, piuttosto che venderli, userai un sistema di inventario perpetuo in modo un po 'diverso. In questo caso, gli articoli nel tuo inventario sono materie prime o sottoinsiemi e alla fine diventeranno prodotti finiti. Dovrai inoltre tenere traccia delle tue materie prime mentre sono in viaggio per diventare prodotti finiti, il che può richiedere un minimo di un secondo o due o anche diversi anni a seconda del prodotto. A quello stato, vengono conteggiati come work-in-process. Con un efficiente sistema di inventario perpetuo, non si dovrebbe mai esaurire le materie prime e si saprà quanti prodotti finiti sono disponibili per la vendita. Ancora più importante, saprai anche quali sono i tuoi costi di produzione, anche se i tuoi materiali fluttuano nel costo.
Contabilità LIFO e FIFO
La gestione fisica dell'inventario dovrebbe sempre assicurarsi che il prodotto più vecchio sugli scaffali venga venduto per primo, anche se non è particolarmente deperibile. Con il passare del tempo, l'imballaggio si affievolisce, le scatole si danneggiano e persino i chiodi d'acciaio si arrugginiscono. Per ragioni di contabilità perpetua, tuttavia, si decide se considerare ogni pezzo di inventario come il più vecchio attualmente disponibile o il più recente disponibile. Questi sistemi sono chiamati first-in-first-out e last-in-first-out, o FIFO e LIFO in breve.Se i prezzi aumentano, il prodotto più vecchio sarà sempre il più economico e il nuovo prodotto sarà sempre il più costoso. Se i prezzi stanno diminuendo, è vero il contrario. Ciò ha alcune importanti implicazioni per il modo in cui rendi conto dei tuoi costi.
LIFO, FIFO e COGS
Supponiamo, a scopo dimostrativo, che l'articolo più vecchio del tuo inventario sia stato acquistato a $ 85, il più nuovo ti costa $ 95, e vendi a $ 110. Se lavori su una base FIFO, il tuo profitto è di $ 110 meno il costo di $ 85 o $ 25. Se lavori su base LIFO, conterai solo $ 15 sulla stessa vendita. Se il tuo obiettivo è quello di segnalare i profitti più alti possibili, forse per impressionare o influenzare i potenziali investitori, potresti trovare vantaggioso utilizzare il metodo FIFO. Se si desidera mantenere sotto controllo i profitti registrati per ridurre al minimo la bolletta delle imposte, il metodo LIFO potrebbe, in questo caso ipotetico, avere più senso. Puoi usare entrambi i metodi, a patto di essere coerenti. Per tenere traccia del costo effettivo dei beni venduti al dettaglio o dei costi di produzione nel settore manifatturiero, potresti optare per un metodo basato sulla media ponderata che tiene traccia dei tuoi costi effettivi mentre salgono e scendono.
