La creazione di un manuale di procedure e procedure consente di fornire protocolli chiari per coerenza in un'organizzazione. I datori di lavoro espongono il comportamento accettabile in aree che vanno dal codice di abbigliamento alle relazioni con i clienti. I dipendenti lo leggono e firmano una lettera di riconoscimento, accettando ogni ramificazione per violazione delle politiche stabilite nel manuale. Concentrati sulle aree chiave quando scrivi un manuale di norme e procedure per un'organizzazione non profit.
Aree chiave di interesse
Organizzazione e gestione: In questa sezione, indicare le dichiarazioni di missione e visione dell'organizzazione. Dettagli lo stato di non profitto includendo lo statuto e l'atto costitutivo registrati presso il Secretary of State. Dopo aver definito l'organizzazione, dettagliare i ruoli e i compiti di gestione delle chiavi. Un organigramma aiuta tutti i dipendenti a capire chi è responsabile di cosa e della catena di comando.
Risorse umane: Nella sezione delle risorse umane, definire le responsabilità del consiglio di amministrazione, come vengono coltivati e sviluppati i volontari e come viene formato il personale. Includi le politiche del personale, tra cui condotta, rubriche sul rendimento, vantaggi e norme in materia di risarcimento.
Fundraising: Le organizzazioni non profit ricevono lo status di esenzione fiscale dall'Internal Revenue Service. Questo stato è revocabile se il non profit non si comporta in modo appropriato. Questa sezione spiega i mezzi che gli usi non profit per la raccolta di fondi includono sovvenzioni, donazioni, sponsor o eventi aziendali. La gestione finanziaria deve anche essere spiegata, delineando come i budget designano cosa va verso programmi non profit e cosa va alle operazioni.
Leggi e regolamenti: Descrivi le leggi, le tasse e le normative che riguardano le operazioni non profit. Questi includono, ma non sono limitati, attività di advocacy e di lobbismo condotte dall'organizzazione.
Sviluppare le politiche e le procedure
Poiché il manuale delle politiche e delle procedure diventa la strada per ritenere le persone responsabili, è importante elaborare coerentemente le politiche in termini di formato e tono.
Politiche: Per mantenere l'uniformità con le politiche, utilizzare un modello. Ogni politica dovrebbe avere un titolo politico che indichi il contenuto. Definire uno scopo per la politica. Un esempio di uno scopo politico potrebbe essere: "Garantire la responsabilità fiscale con i proventi della raccolta di fondi". Se esiste una legge o uno statuto che si riferisce alla politica, dichiararlo per fornire una convalida aggiuntiva alla necessità.
Definire l'ambito della politica. Ciò potrebbe includere se la politica riguarda tutti, membri del consiglio di amministrazione o solo un determinato gruppo di dipendenti, come una squadra di raccolta fondi. Per le grandi organizzazioni, includere il nome e il numero di contatto della parte responsabile pertinente alla politica specifica. Ad esempio, elencare le informazioni di contatto del consulente legale con le informazioni relative alle politiche di regole e regolamenti di lobbying.
procedure: Spiega come sono fatte le cose con semplici passaggi. Mentre le politiche e le procedure possono essere combinate in alcuni scenari, le procedure sono di solito una sezione separata per i processi chiave. Identificare le procedure chiave e le aree di risoluzione dei problemi. Questo include le procedure di apertura e chiusura. Sviluppare procedure per la risoluzione di problemi relativi a computer, password o altri problemi tecnici. Creare processi per i problemi dei clienti intensificati. Qualsiasi compito svolto che richiede coerenza o può avere membri dello staff che mettono in discussione diventa una procedura delineata nel manuale.
Procedure coerenti consentono di risparmiare tempo di lavoro perché i dipendenti dispongono di risorse per svolgere le proprie attività senza supporto o assistenza o intervento.
