Le procedure operative standard sono essenziali per garantire che un'azienda funzioni senza problemi ed efficacemente. Garantisce che i dipendenti affrontino le attività standard nello stesso modo e che la società sia coerente e accurata. Inoltre, le procedure operative standard assicurano che i dipendenti svolgano il loro lavoro in modo sicuro e corretto. Sono richieste capacità di comunicazione per implementare in modo efficace le procedure operative standard. Le dimensioni della tua azienda e le procedure che desideri implementare determineranno in che modo le comunicherai ai tuoi dipendenti.
Valutare il pubblico di destinazione per queste procedure operative. Se le procedure si applicano a un piccolo gruppo di persone, una riunione di gruppo funziona meglio; se si applicano all'intera azienda e si tratta di una grande azienda, un'e-mail o una newsletter di massa potrebbero rendere la parola più veloce. In alternativa, organizzare un incontro con i capi dipartimento e i dirigenti e informarli delle nuove procedure. Chiedi loro di informare i loro gruppi e dipartimenti delle nuove procedure.
Sii conciso. Spiegare quali sono le nuove procedure operative e in che modo differiscono da quelle precedenti. Spiegare lo scopo dell'implementazione di nuove procedure. Descrivi come le nuove procedure miglioreranno il business e come influenzerà i dipendenti. Ad esempio, potrebbe richiedere più tempo o influenzare il modo in cui svolgono il proprio lavoro.
Organizzare sessioni di allenamento o sessioni individuali se le procedure sono complicate. Vale la pena dedicare del tempo per assicurarsi che tutti comprendano appieno le nuove procedure.
Spiega ai dipendenti come seguire le procedure, non chiedere. Fai sapere loro che tu o altri manager monitorerai la loro capacità di implementare le procedure. Date loro incentivi per affrontare le nuove procedure, ricordando loro che le nuove procedure miglioreranno la loro capacità di svolgere il proprio lavoro.
Chiedi un feedback sulle nuove procedure. Spesso, le procedure sono implementate per migliorare un aspetto dell'operazione. Nessuno ha più familiarità con i pro e i contro della procedura rispetto a quelli che lo usano direttamente. Ottieni il loro feedback per garantire che la procedura sia efficace.
Rendi le istruzioni accessibili. Pubblicare le procedure sul Web interno, inviare promemoria via e-mail e fornire una copia cartacea per i dipendenti.
