Per i dipendenti da pagare, la maggior parte dei datori di lavoro deve eseguire l'elaborazione delle buste paga. Sebbene l'elaborazione del libro paga possa essere un compito estremamente dettagliato, i passaggi generalmente rimangono gli stessi. Ci vuole una buona concentrazione e abilità matematiche - oltre a solide capacità organizzative - per elaborare in modo efficace e accurato un libro paga.
Paga oraria
Il primo passo nell'elaborazione delle buste paga è calcolare gli stipendi per pagare ciascun dipendente. I cicli di pagamento più frequenti sono settimanali, bisettimanali, semestrali e mensili. I dipendenti orari vengono solitamente pagati settimanalmente o bisettimanali. La maggior parte delle aziende avrà dipendenti orari che completano un foglio di tempo da consegnare alla fine di ogni settimana. Il professionista dei salari deve assicurarsi che il dipendente e il suo manager / supervisore firmino il foglio dei tempi; in caso contrario, non è valido. In genere, le ore regolari, personali / malate o le ferie sono registrate sul foglio dei tempi e sono pagate a paga regolare. Le retribuzioni straordinarie dovrebbero essere elencate sul foglio orario e pagate a tempo e mezzo.
Salario pagato
I dipendenti salariati vengono di solito retribuiti bisettimanale, semestrale o mensile. Non sono tenuti a compilare un foglio orario perché sono pagati lo stesso numero di ore ciascuna data di pagamento. L'unica volta in cui le ore di lavoro dipendente cambiano è se ha avuto una variazione salariale o deve essere pagata in modo proporzionale (ciò potrebbe essere dovuto a licenziamento o altri giorni non retribuiti). In genere, il professionista del libro paga non deve apportare alcuna modifica alla retribuzione di un dipendente stipendiato, in quanto il sistema paga automaticamente l'importo dovuto.
Benefici
I dipendenti possono scegliere di partecipare all'assicurazione sanitaria della compagnia, piani 401k o caffetteria. Di solito questi importi vengono detratti dal devono essere cambiati a meno che il dipendente non stia apportando una modifica alle sue detrazioni. In questo caso, egli dovrebbe notificare per iscritto alla busta paga la modifica. Se le modifiche vengono presentate tempestivamente, vengono rese effettive nella prossima busta paga.
Le tasse
Per legge, il dipendente e il datore di lavoro sono entrambi tenuti a pagare le imposte sui salari; il dipendente e il datore di lavoro devono pagare le tasse federali e di solito statali; alcuni stati richiedono anche il pagamento delle tasse di contea. Alcune aziende utilizzano il software del libro paga che calcolerà queste tasse, deducendo automaticamente gli importi dagli stipendi dei dipendenti. Il professionista del libro paga è anche responsabile per il deposito delle imposte al governo, per la presentazione delle tasse trimestrali e annuali e per l'emissione di W2 annuali ai dipendenti.
Regolazioni del libro paga
Una volta che le ore da pagare sono state inserite nel sistema, i professionisti delle paghe devono ricontrollare le informazioni. Può eseguire rapporti dal sistema e usarli per verificare la presenza di errori. Eventuali errori rilevati prima della chiusura del libro paga possono essere corretti e riflessi sulla busta paga corrente. Una volta che il libro paga è chiuso, le modifiche o le regolazioni possono essere eseguite manualmente (ad esempio un controllo manuale) o regolate sulla prossima busta paga.
