Per assicurarsi che siano conformi alle normative IRS (Internal Revenue Service) e alle leggi statali e locali, le aziende devono includere informazioni cruciali sui dipendenti e sulla società nei loro sistemi di gestione delle retribuzioni. L'impostazione e la gestione dei diversi componenti che compongono un sistema di gestione stipendi richiede la dovuta diligenza e un'adeguata conoscenza della legislazione fiscale. Di conseguenza, è comune per le aziende assumere un consulente esterno, un contabile o un servizio di gestione stipendi per depositare i pagamenti delle tasse, elaborare gli W-2, gestire piani di pensionamento e assicurazione ed eseguire altri compiti relativi ai salari.
Informazioni sui dipendenti
Durante il nuovo processo di assunzione, le aziende devono raccogliere informazioni quali l'assicurazione medica e i moduli W-4 per determinare cosa deve essere detratto dallo stipendio di un dipendente. Questi moduli forniscono anche ai datori di lavoro informazioni cruciali, come il numero di previdenza sociale del dipendente e il loro importo di ritenuta d'acconto ai fini fiscali federali e statali. Il sistema deve inoltre tracciare ed elaborare le modifiche apportate allo status di esenzione fiscale del dipendente, alle pensioni, ai piani assicurativi o ai fondi pensione.
Informazioni stipendio
Come parte del nuovo processo di assunzione, i sistemi di gestione stipendi includono un componente che indica quali dipendenti sono a tempo pieno, a tempo parziale e appaltatori. La classificazione dei lavoratori in un sistema di buste paga è importante poiché il governo impone sanzioni elevate alle società che classificano i dipendenti in modo errato.
Schede attività
Senza la conoscenza del numero di ore di lavoro di un dipendente, i datori di lavoro non sono in grado di determinare cosa pagare un dipendente. Mentre alcuni lavoratori ricevono un salario, altri vengono retribuiti ogni ora o designati come dipendenti non esenti. I sistemi di gestione stipendi comprendono le informazioni sulla scheda attività o le aree in cui le ore lavorative orarie e non esenti sono registrate e riviste per verificarne l'accuratezza. Le informazioni possono essere raccolte attraverso un cronometro computerizzato, un orologio del punch card o un timesheet cartaceo.
Tasse e detrazioni applicabili
Sebbene l'IRS fornisca alle società tabelle delle imposte per calcolare le trattenute fiscali dei dipendenti, i fornitori e i sistemi di gestione delle buste paga possono fornire queste informazioni. I datori di lavoro devono considerare i guadagni annuali da inizio anno, i livelli salariali e le detrazioni fiscali al momento del riepilogo delle imposte applicabili. Inoltre, i sistemi di gestione stipendi devono calcolare le detrazioni effettuate attraverso piani pensionistici, 401 (k) s, piani assicurativi, quote sindacali e guarnizioni. Il dipartimento libri paga monitora anche i prestiti e le altre detrazioni che hanno importi di cap e cessa le deduzioni di stipendio quando l'importo totale è stato rimborsato.
Registro dei salari
Il registro delle buste paga riassume i guadagni dei dipendenti e le informazioni sulla detrazione in una registrazione a giornale inserita nella contabilità generale per scopi di contabilità e ricerca generale. I registri del libro paga vengono anche utilizzati per creare rapporti fiscali. Questi documenti sono preparati dallo staff del libro paga o generati utilizzando sistemi di gestione del libro paga.
Pagamenti manuali
Occasionalmente, le aziende rilasciano stipendi manuali ai dipendenti tra periodi di retribuzione a causa di un licenziamento o di un errore nei salari. I sistemi di gestione stipendi devono contabilizzare l'importo dell'assegno nel registro dei salari a fini fiscali e di rendicontazione. Ciò garantisce che l'importo della ritenuta d'imposta del datore di lavoro sia riconciliato con le detrazioni dei dipendenti.
