La funzione di controllo dei documenti ha la responsabilità di gestire il flusso e lo storage dei documenti in un'organizzazione attraverso varie funzioni e processi. Questi includono la manutenzione dei file e l'uso di procedure corrette di distribuzione e revisione, come indicato su Siliconfareast.com.
Sistema Bibliotecario
La funzione di controllo del documento ha il ruolo di mantenere correttamente le procedure interne della biblioteca in modo che si verifichi l'accesso appropriato al personale, ma il luogo in cui si trova la documentazione ufficiale rimane noto in ogni momento.
Stoccaggio / Archiviazione
Un'altra attività chiave della funzione di controllo dei documenti è quella di archiviazione e archiviazione dei documenti per garantire l'accessibilità corretta di tutti i file necessari.
revisioni
La funzione di controllo dei documenti ha anche la responsabilità di garantire che la documentazione approvata ufficialmente venga rivista solo nel contesto di processi e approvazioni appropriate. Ciò può comportare un sistema di richieste di modifica di documenti (o progetti) (DCR) che richiedono firme designate prima che un documento precedentemente approvato possa apportare ulteriori modifiche.
Flusso di lavoro
Il personale addetto al controllo dei documenti svolge anche attività con l'obiettivo di garantire un flusso di lavoro efficiente, ad esempio assegnando documenti a personale amministrativo o di segreteria appropriato per attività quali l'elaborazione di testi o la scansione.
puntamento
La funzione di controllo dei documenti tiene traccia anche della produzione tempestiva di documenti attraverso il processo generale del flusso di lavoro, ad esempio attraverso l'uso di liste di età che indicano che i documenti hanno speso troppo tempo nel processo del flusso di lavoro.
