Gli incontri si svolgono praticamente ovunque ci sono persone. Chiese, scuole e imprese tengono riunioni per un motivo o per l'altro. Quando i minuti vengono presi correttamente, possono essere inoltrati facilmente agli altri membri della riunione che hanno bisogno di ascoltare di nuovo qualcosa di specifico, soprattutto un giorno o due dopo la riunione. Per quanto possiamo provare, non ricorderemo mai tutto. Questo è il motivo per cui prendere minuti correttamente in una riunione è così importante.
Prendendo minuti
Controlla se la tua azienda, chiesa o scuola ha un formato richiesto per prendere i verbali delle riunioni. Alcuni luoghi di lavoro hanno un certo modo in cui a loro piace fare le cose, anche se varia un po 'dallo standard. Assicurati di seguire il formato richiesto.
Siediti in un posto dove puoi vedere e ascoltare tutti. È difficile scrivere i minuti quando stai cercando chi ha detto cosa. Stare seduti in una posizione centrale è preferibile se la stanza è abbastanza grande senza amplificazione. Sedersi nella parte anteriore della stanza quando i gruppi più grandi usano microfoni.
Scrivi la data sul tuo foglio. Prepara la carta e la penna prima dell'inizio della riunione per evitare che manchi qualcosa di importante all'inizio. Inoltre, annota se questo incontro riguarda argomenti o problemi specifici. Inoltre, annota rapidamente la disposizione dei posti a sedere se i membri sono relativamente pochi. Questo ti aiuterà anche più tardi quando prenderai nota di chi ha detto cosa.
Registra tutti quelli che sono lì. Assicurati di annotare il responsabile dell'incontro e quelli che non sono stati in grado di partecipare per una ragione o per l'altra. Se possibile, prepara in anticipo uno schema dell'argomento per darti qualcosa da seguire mentre prendi dei minuti durante la riunione.
Annota chi ha detto cosa, discussioni su argomenti o idee e decisioni su quelle discussioni. In caso di votazione, annota chi ha presentato il voto, chi lo ha distaccato e anche quale esito ha avuto il voto, come 4 no a 9 sì.
Non registrare assolutamente tutto ciò che è stato detto durante l'incontro. Basta scrivere le idee e gli argomenti in sintesi. Ti farai impazzire se proverai a scrivere ogni parola che ogni persona dice.
Ricopia i tuoi minuti non appena possibile. Ciò impedisce errori e perdite di memoria. Assicurati di ricontrollare l'ortografia prima di stampare i minuti e consegnarli a coloro che erano presenti alla riunione.
