Quando conduci attività commerciali, i suoi stakeholder, i dirigenti e i clienti si aspettano efficienza, affidabilità e sicurezza. Questo è particolarmente vero per le transazioni finanziarie. Il controllo interno garantisce che tutti i processi aziendali o organizzativi soddisfino queste esigenze. Tuttavia, è importante identificare eventuali punti deboli nella configurazione del controllo interno. Ci sono diversi modi per individuare queste carenze e le informazioni sono disponibili per aiutarti. La Securities and Exchanges Commission, ad esempio, ha emanato linee guida per il monitoraggio dei controlli interni.
Catalogo tutte le tue procedure di controllo interno. Ciò comprenderà la documentazione delle transazioni finanziarie, la progettazione e il collaudo del prodotto, le procedure di acquisto e il controllo interno. Conoscere esattamente a cosa si sta lavorando prima di ispezionare ulteriormente le procedure. Cerca di identificare parti della società o organizzazione che potrebbero essere più a rischio di altre. Valuta anche il design dei tuoi controlli. Ciò include in genere documentazione, organizzazione, separazione dei compiti, feedback e formazione.
Esegui una valutazione del rischio per tutte le tue procedure di controllo. Identifica i guasti più probabili all'interno della tua azienda o organizzazione. Una valutazione del rischio assume solitamente la forma di una tabella. Ogni nuovo rischio è messo in fila. Per esaminare il rischio, aggiungi un numero di colonne che indicano cosa potrebbe andare storto, perché, chi è responsabile di quel particolare processo, chi lo ha ispezionato, le soluzioni e quando la persona responsabile ha agito.
Condurre un audit interno Ciò includerà le scorte di magazzino e delle attività, la riconciliazione in contanti e la contabilità da pagare. Riconciliazione in contanti significa che la quantità di denaro liquido posseduta dalla società è corretta rispetto alle entrate e alle spese. Revisione contabile dei conti significa verificare che tutti i pagamenti siano destinati alla società o all'individuo corretto. Questi dovrebbero essere referenziati contro tutti i bilanci sia interni (dipartimento contabilità) che esterni (banche).
Educare il personale sui moderni processi e metodi di controllo interno. I controlli interni, come molti altri aspetti del business, si evolvono costantemente. Informare i dipendenti di eventuali cambiamenti e mantenerli ben addestrati. Una mancanza di conoscenza e formazione è un motivo chiave per i fallimenti del controllo interno. Testare le conoscenze dei lavoratori e tenere sessioni di revisione durante la formazione del personale.
Controlla il tuo personale di controllo interno. Le valutazioni del rischio sono solitamente create da coloro che eseguono il controllo interno. Il monitoraggio o l'esecuzione di ispezioni esterne consente a una terza parte di identificare possibili punti deboli che la persona o la squadra sul posto ha mancato. Questi possono variare dal processo stesso alla supervisione di coloro che lo controllano. Solitamente una società di revisione esterna esegue tali ispezioni. La maggior parte delle aziende ha relazioni con revisori esterni fidati.
Esaminare il feedback dei clienti e delle parti interessate. Ci sono lamentele comuni? Ci sono state violazioni del controllo interno? Ad esempio, se un numero di clienti segnala lo stesso errore del prodotto, ad esempio un pulsante difettoso, è possibile tornare indietro attraverso le procedure aziendali per individuare il problema. Ciò significa in genere revisione, in ordine inverso, consegna, assemblaggio, produzione, test e progettazione.
Guarda i rapporti dipartimentali. Ci sono aree dell'azienda che sono peggiorate o che non migliorano come previsto? Tali problemi possono essere dovuti ad altri fattori, ma possono anche segnalare un qualche tipo di fallimento del controllo interno. Ogni dipartimento è in grado di controllare e monitorare ciò che fa; ma i rapporti dipartimentali devono essere legati insieme per riflettere l'azienda nel suo insieme. Esaminare se ogni dipartimento ha un meccanismo abbastanza forte per il proprio personale per segnalare i punti deboli del controllo.
