L'avvento dei computer ha rivoluzionato molte industrie, con il lavoro d'ufficio che non fa eccezione. I computer hanno contribuito a migliorare l'efficienza e la precisione degli impiegati, fornendo diverse funzioni software e di comunicazione per aiutare a svolgere le attività lavorative. I computer sono ora una parte di quasi tutti gli uffici, con la maggior parte dei luoghi di lavoro ora incapaci di funzionare senza l'uso di computer.
Comunicazione
La comunicazione interna ed esterna è molto più semplice con l'uso di e-mail e sistemi di messaggistica interni sui computer. Il personale di ufficio è in grado di trasferire le informazioni in tutto l'ufficio in modo rapido ed efficace, poiché la maggior parte delle configurazioni di ufficio dispone di un sistema di allarme sui singoli computer quando viene ricevuto un messaggio o un'e-mail. Internet migliora inoltre notevolmente le opzioni di comunicazione, con Skype e altri programmi di messaggistica e comunicazione che consentono di trasferire video e chiamate nazionali o transnazionali con facilità e meno spese.
Archivio dati
La capacità di archiviazione e recupero dei dati dei computer sta diventando sempre maggiore e più avanzata man mano che la tecnologia migliora. I file sono facilmente recuperabili tramite le funzioni di ricerca e i dischi rigidi possono contenere volumi e file senza precedenti. Per uffici con grandi database, come governi, associazioni di beneficenza o altre associazioni basate sui membri, questa funzione di archiviazione e recupero dei dati offre vantaggi ineguagliabili rispetto all'archiviazione tradizionale dei file cartacei, come la facilità e la velocità di recupero delle informazioni, la facilità di modifica dei record di dati e la facilità di tracciare le modifiche apportate ai record di clienti, membri o cittadini.
Networking
Secondo il sito Web di Spam Laws, la condivisione dei file è uno dei principali vantaggi dei computer di rete in un ambiente di ufficio. Il networking in ufficio o la creazione di una intranet aziendale significa che un database comune di file è accessibile a tutti gli utenti. Ciò vale anche per il software e la gestione dei computer, che riduce significativamente i costi per gli uffici, poiché possono acquistare un prodotto software di rete invece di dover acquistare più copie per singoli computer. La rete fornisce anche l'accesso comune a stampanti, fax e fotocopiatrici.
Produttività
I computer nell'ambiente dell'ufficio aumentano significativamente la produttività. Secondo il sito Web Reference for Business, i computer in ufficio aumentano la produttività non solo in aree quali l'elaborazione di testi, la gestione dei dati e l'accesso alle informazioni, ma anche nella creazione di informazioni, regole di confronto e archiviazione. La quantità di tempo che la maggior parte degli impiegati spende al computer, tuttavia, ha dato origine a una serie di problemi di salute a carico ripetitivo su occhi, polsi e mani.
