Come in molte aree della vita moderna, i computer hanno trasformato il modo in cui viene eseguita la contabilità, sia per le finanze personali sia per le piccole e grandi imprese. Invece di fare infinite righe di voci manuali e fare calcoli a mano, i computer hanno reso automatica gran parte del processo di contabilità una volta che i dati di base sono stati inseriti. Ma la contabilità computerizzata non è priva di svantaggi, e si dovrebbero considerare entrambi i pro ei contro prima di utilizzare la contabilità computerizzata.
Produttività incrementata
I computer sono rinomati per l'efficienza e la contabilità non fa eccezione a questa regola. L'uso della contabilità computerizzata elimina le voci duplicate, i libri mastri scritti a mano e le note e i calcoli manuali, risparmiando tempo per il personale e consentendo allo stesso personale di gestire un numero maggiore di transazioni e rapporti.
Generazione di report automatizzati
Anziché essere costretti a creare report finanziari standard a mano ogni volta che sono necessari, la contabilità computerizzata consente la creazione quasi istantanea di report standard come saldi contabili, bilanci di verifica, registri generali, dichiarazioni profitti e perdite e altri requisiti di reporting tipici.
Precisione migliorata
Poiché sono necessari così tanti calcoli per una contabilità accurata, i computer sono la soluzione ideale all'errore umano. Mentre gli errori possono ancora essere fatti nell'inserimento dei dati, i calcoli del computer aumenteranno l'accuratezza e l'affidabilità dei rapporti della società.
Flessibilità e tempestività
La contabilità computerizzata eccelle nella manipolazione dei dati e offre una flessibilità nella reportistica e nell'analisi dei dati che la contabilità manuale non può eguagliare. Inoltre, se i dati vengono inseriti in modo tempestivo, è possibile generare immediatamente report aggiornati che incorporano le informazioni più recenti dell'azienda.
Facilità di protezione dei dati
Nel caso in cui i dati siano danneggiati o i report siano danneggiati o persi, la contabilità computerizzata consente il ripristino immediato dal backup, assicurando che le informazioni critiche non vadano perse. I backup digitali possono essere mantenuti on-o off-site per una protezione aggiuntiva delle informazioni vitali.
Soddisfazione del personale
Eliminando gran parte del lavoro di routine coinvolto nella contabilità manuale, la contabilità computerizzata consente al personale di concentrarsi su attività più ampie e riduce al minimo il tempo impiegato a svolgere attività noiose e ripetitive come i calcoli manuali. Di conseguenza, i dipendenti possono aspettarsi una maggiore soddisfazione sul lavoro.
Costo iniziale
Nonostante molti vantaggi, uno svantaggio della contabilità computerizzata è il costo iniziale della creazione del sistema. Mentre il prezzo dei computer è diminuito drasticamente anno dopo anno, il software di contabilità rimane costoso e può costare migliaia di dollari.
Formazione del personale
I sistemi di contabilità informatizzati richiedono anche una formazione specifica del software per il personale, che incorre in spese di formazione aggiuntive per l'azienda e prolunga il tempo necessario per distribuire il sistema prima che possa essere utilizzato.
Affidabilità
I sistemi di contabilità computerizzati sono per natura vulnerabili a problemi come virus informatici, interruzioni di corrente e guasti hardware che possono influire sull'affidabilità e sulla disponibilità del sistema. La correzione dei problemi del computer comporta tempi e produttività persi.
Problemi di distribuzione
Difficoltà sostanziali per l'azienda possono derivare da qualsiasi errore nel configurare correttamente il software di contabilità o nella scelta del pacchetto software sbagliato per soddisfare le esigenze dell'azienda.Può risultare una segnalazione inadeguata o imprecisa, che richiede un tempo perduto per correggere il problema o implementare una nuova soluzione software.
