Mentre molti dipendenti hanno un budget limitato, molti non capiscono il metodo che crea questo strumento di gestione. Il processo di creazione del budget, chiamato modellizzazione del budget, consiste nella stima della gestione dei costi e dei ricavi futuri. Questo modello è in genere dettagliato ed è un documento fluido che viene aggiornato man mano che maggiori informazioni sono note sul periodo di budget. I budget sono comunemente usati nelle organizzazioni ed è importante sapere dove è probabile che i dipendenti li incontrino.
Previsione
Il modo più comune di utilizzare la modellazione del budget nelle organizzazioni consiste nel produrre una previsione annuale delle entrate e delle spese. Di solito a partire da metà anno fiscale, la contabilità e il top management inizieranno a fare proiezioni delle entrate e delle spese del prossimo anno. Queste proiezioni saranno perfezionate con l'avvicinarsi del nuovo anno e contribuiranno a formare i budget dipartimentali e le metriche di performance dell'azienda.
Analisi di progetti speciali
La modellizzazione del budget viene anche utilizzata per valutare progetti speciali. Se un'azienda sta valutando il prezzo di un ordine speciale, se effettuare o acquistare un prodotto, o anche se espandere le operazioni, in molti casi la funzione di contabilità di gestione preparerà una previsione di budget per determinare se l'azione proposta è redditizia.
Caso migliore / caso peggiore
Le più recenti tecniche di modellazione del budget prevedono l'utilizzo dell'analisi del rischio in preparazione dei dati di budget. Invece di produrre solo un budget statico, gli addetti alla contabilità preparano un budget previsto, un budget di scenario peggiore e un budget di scenario migliore e informano gli utenti del budget su quale sia la probabilità di ogni scenario. Ciò fornisce al management più informazioni su quanto è probabile che si verifichino gli scenari di budget. È importante notare che le stime di probabilità sono soggettive, e la forza di questa e di qualsiasi altra tecnica di budget è grande quanto la capacità di stima del contabile.
Condizioni di perdita di funzionamento
Quando un'azienda opera in perdita, è possibile utilizzare la modellizzazione del budget per determinare se la società debba continuare a operare, denominata condizione di perdita operativa, oppure interrompere le operazioni. Se i modelli di budget mostrano che la società ha un margine lordo positivo, vendite meno costi variabili, allora la società sta pagando per i costi fissi inevitabili e dovrebbe continuare a operare. In caso contrario, dovrebbe cessare le operazioni.
