Le aziende oggi sono fortunate ad avere molti strumenti disponibili per facilitare l'efficace comunicazione. Dalle app di messaggistica alle videochiamate e alle piattaforme di collaborazione online, non mancano i modi per comunicare con colleghi, clienti, partner e stakeholder aziendali. Mentre ci sono diversi sistemi di comunicazione che le aziende possono incorporare nei loro processi quotidiani, le qualità di una comunicazione efficace sono ancora necessarie indipendentemente dalla piattaforma utilizzata.
Ascolta attentamente la conversazione
L'ascolto è un elemento chiave richiesto per una comunicazione efficace. Nel mondo degli affari, è importante praticare l'ascolto attivo, il che significa fare uno sforzo per ascoltare e capire quello che qualcuno ti sta dicendo. Se un collega ti sta parlando di un problema con un cliente, è importante capire i dettagli prima di entrare in una soluzione.
Alla gente non piace conversare con qualcuno che non ha il tempo di ascoltare quello che hanno da dire. Per mostrare al tuo collega che stai attivamente elencando, puoi ripetere o riformulare parti della loro conversazione per dimostrare la tua comprensione della situazione con il cliente. Fare domande per ottenere chiarimenti sui dettagli è anche un modo per ascoltare attivamente e ottenere una comprensione completa del quadro generale.
Conosci il tuo pubblico
Modificare il messaggio in base al pubblico è un criterio per una comunicazione efficace. Quello che hai da dire a una persona non sarà giusto per un altro in base al loro ruolo nell'organizzazione e alla loro conoscenza dell'argomento. Per trasmettere efficacemente il tuo messaggio, devi modificare la tua lingua, il tono e il mezzo in modo che sia giusto per il tuo pubblico.
Ad esempio, il modo in cui parli con un dirigente della tua organizzazione potrebbe essere diverso dal modo in cui parli con un pari, anche se il contenuto del tuo messaggio è lo stesso. Alcune persone usano un linguaggio più formale con i superiori mentre usano un linguaggio commerciale casuale con i colleghi. La cultura della vostra azienda influenzerà anche il modo in cui comunicate con gli stakeholder interni ed esterni.
Sii conciso, completo e corretto
Fornire una comunicazione concisa e diretta aiuta a evitare la ripetizione e la frustrazione. Eliminando i dettagli non necessari dalla comunicazione, è possibile ridurre le probabilità di incomprensioni. Al giorno d'oggi, l'attenzione delle persone è breve, quindi far passare il tuo messaggio tra dieci minuti è più efficace di 30 minuti. Ad esempio, se stai incontrando un cliente per un'opportunità di vendita, dimostra loro di rispettare il loro tempo mantenendo la tua presentazione il più concisa possibile.
Mentre una comunicazione efficace è breve e concisa, deve anche essere completa. Ciò significa che il messaggio deve includere tutti i fatti pertinenti e deve essere organizzato logicamente, quindi è facile da seguire. In base a chi stai parlando, puoi assumere determinati aspetti delle loro conoscenze, fornendo al contempo dettagli che potrebbero non sapere. Fornire il pieno significato del messaggio è la chiave per comunicare in modo efficace. Ad esempio, se stai lavorando con un nuovo business partner e discuti di acquistare forniture da loro, è essenziale fornire loro tutte le specifiche dei materiali di cui hai bisogno. Senza fornire tali informazioni preziose, il fornitore potrebbe non essere in grado di fornire le parti giuste, il che potrebbe causare frustrazione, ritardi e cattive relazioni.
Fornire i fatti come sono, senza esagerare, è una delle qualità delle buone capacità comunicative ed evita ambiguità e confusione. Se hai a che fare con un reclamo che un cliente ha con un dipendente, ad esempio, devi ottenere un feedback da entrambe le parti per comprendere il problema.
Incorporare Feedback nel messaggio
Una comunicazione efficace implica dare e ricevere feedback tempestivi. Il feedback aiuta a mostrare sia te che la persona con cui stai comunicando se il messaggio è stato inviato e ricevuto con precisione. Se il feedback è completamente fuori base, questo potrebbe mostrare che non hai comunicato in modo efficace o che il destinatario non ha compreso appieno il tuo significato.
In un ambiente aziendale, il feedback è fondamentale quando si lavora in un team. Ad esempio, se si è in una posizione manageriale, è necessario fornire al proprio personale un feedback costruttivo circa le proprie prestazioni, il proprio ruolo e le proprie capacità di comunicazione con i clienti. Il feedback comporta anche lodi, che possono aumentare il morale della compagnia e aumentare il cameratismo.
Oltre a fornire feedback, anche una comunicazione efficace richiede di riceverla. Il feedback costruttivo è utile per migliorare le tue prestazioni sul lavoro. Ad esempio, se si è incaricati di tenere un discorso durante una riunione a livello aziendale, assicurarsi di chiedere ai membri chiave del proprio staff un feedback dopo il discorso. Il loro feedback vi dirà se il vostro intervento è stato efficace nel trasmettere il vostro messaggio e vi mostrerà se il vostro personale ha compreso i punti principali che desiderate comunicare. Il loro feedback mostrerà anche le aree in cui è necessario migliorare le tue capacità di comunicazione. Ad esempio, se la critica fosse che il discorso era troppo lungo, sai che per la prossima volta puoi lavorare per essere più conciso nella tua comunicazione.
Mostra rispetto attraverso la tua conversazione
Essere rispettosi delle persone con cui comunichi è un criterio importante per una comunicazione efficace. Le persone sono più motivate a interagire con te se mostri rispetto per loro e le loro idee. Ad esempio, se si incontra un potenziale cliente per la prima volta, è possibile mostrare rispetto indirizzandoli con il proprio nome, il che li fa apprezzare. Prendersi il tempo di leggere i loro affari e affrontarli nella tua conversazione è molto utile per mostrare la prospettiva che li rispetti.
Se stai parlando al telefono con un socio in affari, mostra il tuo rispetto rimanendo concentrato sulla conversazione in corso. Invece di controllare la tua e-mail o navigare sul web mentre parli al telefono, restare impegnato con loro durante la telefonata è la cosa più rispettosa da fare.
Quando comunichi via e-mail con i colleghi, dedica qualche minuto in più alla correzione di bozze del messaggio, quindi è privo di refusi e errori ortografici o grammaticali. Mostrate rispetto prendendo il tempo per costruire il vostro messaggio con attenzione.
Non dimenticare la comunicazione non verbale
Le parole che usiamo per comunicare costituiscono meno del 10 percento del messaggio che trasmettiamo. Ciò significa che i segnali non verbali sono fondamentali per una comunicazione efficace. Il tono della tua voce mostra il modo in cui ti senti quando comunichi. Se intendi essere amichevole, ad esempio, assicurati che il tuo tono sia amichevole.
I gesti delle mani, la posizione e il linguaggio del corpo aiutano a trasmettere il significato delle tue parole. Incrociando le braccia si indica che si è sulla difensiva o chiusi mentre si effettua il contatto visivo per dimostrare che si sta cercando di stabilire una connessione.
Presta attenzione ai segnali non verbali che vengono comunicati dalla persona a cui stai parlando. La loro postura, il tono e il linguaggio del corpo ti mostreranno come si sentono riguardo a ciò che stai dicendo e possono aiutare a guidare il modo in cui comunichi con loro.
Requisiti del buon sistema di comunicazione
Un buon sistema di comunicazione richiede che tu scelga il giusto sistema di comunicazione per il lavoro da svolgere. Con così tante opzioni disponibili come telefono, messaggistica, e-mail e di persona, devi scegliere il mezzo che meglio si adatta all'argomento della conversazione. Ad esempio, non invierai messaggi al tuo capo per dimettersi dalla tua posizione o per chiedere un aumento. Quel tipo di conversazioni importanti dovrebbe aver luogo di persona. Allo stesso modo, non è necessaria una riunione di persona per problemi aziendali minori, che possono essere comunicati via e-mail per risparmiare tempo e risorse.
