Se vendi widget o fornisci servizi e competenze, le lettere che richiedono il pagamento dei conti scaduti sono una parte necessaria del fare affari. A volte, le persone hanno semplicemente bisogno di essere ricordate sul loro debito. Altre volte, i clienti potrebbero volutamente evitare i loro obblighi. Nel primo caso, queste lettere possono accelerare il pagamento dell'importo dovuto; in quest'ultimo, possono aiutare a dimostrare i passi che hai compiuto prima di cercare gli sforzi di raccolta formale, che possono aiutarti a prevalere in tribunale. In tutti i casi, le lettere devono essere redatte in modo chiaro, conciso e in modo educato e professionale
Indicare il saldo dovuto
La parte introduttiva della lettera dovrebbe indicare chiaramente il saldo dovuto. Seguendo un semplice saluto (come "Gentile Sig. Smith"), apri la lettera ricordando cordialmente al lettore l'importo esatto dovuto. Utilizzare una dichiarazione come "Questa lettera serve a ricordare il saldo dovuto a ABC Corporation. I nostri registri indicano che il tuo account è scaduto nell'importo di $ 56,39. "Prima di redigere questa sezione della lettera, verifica l'importo esatto dovuto con i conti da pagare. Allegare una copia della fattura in sospeso alla lettera e fare riferimento all'allegato in questa sezione.
Descrivere forme accettabili di rimborso
A seconda della natura del debito, delle politiche relative alla contabilità aziendale e della rapidità con cui si desidera recuperare il denaro dovuto, la forma accettabile di pagamento è un altro dettaglio importante da indicare chiaramente. Il contante in mano è ovviamente più veloce di aspettare che venga cancellato un assegno personale, ma a seconda dell'importo potrebbe non essere possibile richiedere il rimborso in questo modo. Allo stesso modo, non tutte le aziende accettano carte di credito e le aziende possono accettare la carta di un emittente ma non un'altra. In ogni caso, includere una dichiarazione come "Il pagamento può essere effettuato in contanti, assegno o carta di credito. Accettiamo Visa o Mastercard. Gli assegni possono essere intestati a Contabilità fornitori."
Indicare chiaramente una scadenza
Non lasciare aperta la domanda per la scadenza del rimborso all'interpretazione. Utilizzare una dichiarazione come "Si prega di rimettere questo saldo entro 10 giorni lavorativi o contattare immediatamente il nostro ufficio per effettuare un pagamento per telefono." Dichiarare una scadenza non solo ribadisce il senso di urgenza per il lettore, ma ti dà anche un periodo di tempo per quando puoi aspettarti il pagamento e ti consente di considerare cosa fare dopo se il pagamento non viene eseguito all'interno di quella finestra.
Conseguenze dello stato per il ritardo
Se ci sono conseguenze per un ulteriore ritardo nel pagamento, indicale nella chiusura della lettera. Una conseguenza comune è l'avvio di un'azione legale formale per recuperare l'ammontare in tribunale. Altre conseguenze potrebbero essere sollevare la disputa più in alto nell'organizzazione o fermare i servizi. Se la lettera è un avvertimento finale, usa una dichiarazione come "Questo è l'avviso finale che riceverai. Se non riceviamo il pagamento completo entro 10 giorni dalla data di questa lettera, cercheremo tutti i rimedi legali disponibili per recuperare questo debito."
