Durante la giornata lavorativa, i dipendenti seguono diversi processi per raggiungere i loro obiettivi. Questi obiettivi variano in base alla posizione e includono compiti come la registrazione delle voci del diario, la risposta alle domande dei clienti o la risoluzione dei problemi del computer. Ogni dipartimento lavora per obiettivi diversi e utilizza diversi processi per raggiungere tali obiettivi. Alcune aziende non hanno il tempo di dettagliare attentamente i processi aziendali che utilizzano. Tuttavia, scrivere i processi aziendali offre numerosi vantaggi a un'azienda. Quando una società documenta i suoi processi aziendali, crea passaggi dettagliati con cui può guidare gli attuali dipendenti e formare nuovi dipendenti.
Scrivi l'obiettivo del processo aziendale. Questa affermazione elenca il motivo e l'importanza di seguire il processo descritto. Quando sviluppi il tuo obiettivo, pensa al motivo per cui i dipendenti devono seguire il processo e chiedere al management quale dovrebbe essere il risultato del seguire il processo; il tuo obiettivo dovrebbe trasmettere queste intese.
Identificare ogni passaggio che si verifica durante il processo e scrivere ogni passaggio come una singola frase.
Rivedere ogni passaggio per determinare se si aggiunge al completamento del processo o utilizza le risorse senza aggiungere valore. Elimina quei passaggi che non contribuiscono all'obiettivo.
Identificare ed elencare le attività necessarie per completare ogni passaggio. Includere informazioni su eventuali risorse necessarie per completare la fase e come acquisire tali risorse. Scrivi ogni dettaglio nell'ordine in cui deve essere eseguito.
Disegna un diagramma di flusso. Alcuni dipendenti imparano di più vedendo un diagramma visivo del processo piuttosto che leggendo passi. Includere ogni passaggio e dettaglio scritti nel processo nel diagramma di flusso.
Rivedere la procedura generale per identificare eventuali passaggi mancati. Dopo aver creato un processo aziendale preliminare, leggi il documento dall'inizio. Pratica ogni passo sia visivamente che fisicamente per assicurarti che ogni passo necessario sia incluso. Dopo aver concluso che il processo aziendale è completo, stampare una copia finale del documento.
Suggerimenti
-
Supponiamo che il dipendente che legge il processo aziendale non abbia una conoscenza preliminare dell'azienda o delle sue risorse e includa passaggi che sembrano ovvi per il lavoratore esperto perché questi passaggi potrebbero non essere ovvi per il lavoratore inesperto.
Creare il documento del processo aziendale utilizzando un software di elaborazione testi. Questo ti consente di apportare semplici cambiamenti man mano che il processo aziendale si evolve.
