Spesso nel mondo degli affari è necessario inviare un importante comunicato aziendale a un gruppo di persone, informandolo di cambiamenti o revisioni delle politiche e delle procedure aziendali. Se quelle persone appartengono a un gruppo formale, ci sono un certo numero di opzioni per indirizzare una lettera a loro.
Affrontare un gruppo in una lettera
Usa il nome ufficiale designato per il gruppo se il gruppo è organizzato formalmente e riconosciuto con quel nome. Ad esempio, se il gruppo è Figlie della rivoluzione americana, è perfettamente corretto indirizzare la lettera al gruppo usando "Carissime figlie della rivoluzione americana". Questo è il modo più formale per riconoscere le informazioni contenute nella lettera consumo dell'intero gruppo, tuttavia è dubbio che la lettera stessa verrà condivisa con il gruppo nel suo insieme, ma piuttosto con i suoi funzionari e dirigenti.
È anche accettabile rivolgersi al gruppo con il titolo collettivo, rinunciando alla designazione "Caro". Puoi iniziare una lettera con "A tutti i gestori account" o "Ai supervisori di turno notturno".
Se il gruppo è uno in cui desideri indirizzare un individuo il cui titolo e nome sono sconosciuti, è opportuno utilizzare il saluto "A chi può interessare". Mentre questa frase presuppone che sia intesa per un individuo, è appropriato da usare quando si parla di un gruppo. Questo saluto, pur corretto e appropriato, manca dell'autorità che deriva dall'affrontare una lettera importante con il nome e il titolo della persona di contatto corretta.
Utilizzare una designazione semplice come "Distribuzione" o "Vedere distribuzione" nel campo "A" di un memorandum commerciale, specialmente se la lettera è interna. I nomi di tutti gli individui sulla lista di distribuzione dovrebbero essere completamente divulgati nella lettera, solitamente come parte della sezione del footer. Questo elenco può essere organizzato in ordine alfabetico o per gerarchia organizzativa con i nomi dei senior manager elencati per primi in ordine gerarchico, seguito da un elenco alfabetico di tutti i subordinati.
Elencare i nomi, i titoli e gli indirizzi di tutte le parti interessate se il gruppo è piccolo e non connesso per associazione con una singola azienda. Questo metodo è di convenienza per i destinatari della lettera, a cui viene fornita una pratica guida di riferimento per tutte le parti in un unico comunicato.
