Avviare o gestire un'impresa è un'avventura entusiasmante che porta con sé una serie di attività, come tenere traccia dello stato di salute della tua organizzazione. C'è più di un approccio alla gestione finanziaria, quindi la scelta della giusta base di contabilità per la tua organizzazione è fondamentale per ottenere un'immagine precisa delle tendenze finanziarie e fare proiezioni per la tua azienda. Il metodo di contabilità che decidi può anche avere un impatto quando le tue risorse sono fluide. Indipendentemente dal fatto che tu usi un contabile o rintracci il tuo reddito e le tue spese, scegli un solo metodo di contabilità e segui la coerenza e la precisione.
Base della contabilità
I due tipi di contabilità che la maggior parte delle aziende utilizza sono il metodo della base di competenza e della base di cassa. Alcune aziende utilizzano il metodo della base monetaria modificata, che combina i principi dei metodi sia di competenza che di cassa.
Mentre ogni metodo di contabilità registra attività, passività e patrimonio netto, essi differiscono a seconda di quando sono registrati, influenzando così l'istantanea finanziaria di un'attività in un dato momento.
I tre componenti principali della formula di contabilità di base (che devono essere sempre in equilibrio) sono i seguenti:
- Risorse: Le attività si riferiscono a beni tangibili e intangibili di un'azienda, come denaro, terra, inventario, edifici, crediti, investimenti e altri elementi finanziariamente redditizi. Attività pari a passività più capitale netto.
- passivo: Le passività si riferiscono alle obbligazioni finanziarie di un'impresa di pagare i suoi creditori per debiti, ratei e prestiti maturati.
- Equità: Il patrimonio netto o il patrimonio netto del proprietario si riferiscono agli utili disponibili. Patrimonio netto più passività pari al patrimonio.
Metodo di contabilità per competenza
Il metodo della contabilità per competenza indica i ricavi a conto economico quando vengono guadagnati e le spese relative alle partite quando si verifica la spesa, non quando le fatture sono pagate. La contabilità per competenza si traduce in una dichiarazione di reddito che fornisce una rappresentazione accurata della redditività della vostra attività per un periodo specifico. Ad esempio, se un rappresentante di vendita effettua una vendita di grandi dimensioni il 15 dicembre ma non prevede di ricevere il pagamento fino al 15 gennaio dell'anno successivo, il metodo di competenza registra la vendita come entrate a dicembre.
Allo stesso modo, se un grande progetto richiede l'ordinazione di materiali questo mese, il metodo di contabilità per competenza registra la fattura come una spesa, piuttosto che attendere il suo pagamento. Questo metodo ti aiuta a tenere traccia dei soldi che devi prenotare per pagare la fattura. Aiuta anche a evitare errori in cui si acquista accidentalmente qualcosa con denaro già designato per un altro scopo.
Se le spese sono sostenute a causa di entrate in entrata, come le forniture necessarie per installare mobili ordinati da un cliente, queste spese sono abbinate e registrate con le entrate anziché elencate separatamente, fornendo un quadro ragionevolmente preciso di quale capitale sarà disponibile dopo il completamento del progetto. Questo è utile perché impedisce che le attività e le passività vengano gonfiate, il che può accadere quando vengono registrate separatamente. Consente inoltre di tracciare i margini di profitto in modo semplice e veloce, poiché le entrate e le spese per lo stesso progetto sono tracciate insieme.
Pur mantenendo una prospettiva a lungo termine sulle finanze è utile nella contabilità aziendale, il metodo di competenza non è privo di svantaggi. La contabilità per competenza richiede più stime e congetture rispetto alla contabilità di cassa, che riguarda solo le entrate e le spese nel momento in cui si verificano. Ad esempio, è possibile contare le entrate prima che siano effettivamente nel proprio conto bancario e quindi spenderli, inviando una nuova attività nel rosso o addirittura in bancarotta.
Il metodo di matricola richiede anche più tempo ed è meglio supervisionato da un contabile professionista che conosce i dettagli di come utilizzare in modo accurato il metodo di contabilità per competenza. Un'area di contabilità appiccicosa che è meglio lasciare ai professionisti è la stima del debito inesigibile o del reddito che non è probabile che si verifichi. Mentre la tua azienda ha probabilmente clienti per lo più affidabili che pagano prontamente le loro bollette, ci saranno quelli che pagano le bollette in ritardo o per niente. Un contabile professionista sa come stimare queste perdite per darti un quadro relativamente accurato della salute finanziaria della tua azienda.
Base di cassa della contabilità
La base di cassa delle entrate dei registri contabili quando vengono ricevuti i soldi e le spese quando vengono pagati. Ad esempio, immagina che la tua azienda acquisti 75 unità di conduttura per un imminente progetto di costruzione, ma la fattura non arriva fino a un mese dopo aver ricevuto la merce. Il tuo conto bancario è un po 'esile, quindi attendi un'altra settimana per saldare la fattura dopo che è stata ricevuta. Non si registra la spesa fino a quel momento, anche se la tua azienda potrebbe aver già collocato il conduit nel progetto di costruzione. Per una piccola impresa, può sembrare un sollievo non dover registrare una spesa fino a quando non viene pagata, ma può anche farti spendere accidentalmente il budget e finire per non essere in grado di pagare i soldi che devi subito a un creditore.
Gli stessi principi si applicano alle entrate. Ad esempio, si firma un contratto con un nuovo cliente che si impegna a pagare alla vostra azienda diverse migliaia di dollari al completamento di un grande progetto, che richiederà un paio di mesi per essere completato. Nel frattempo, la tua azienda deve acquistare materiali e completare il lavoro, che è una spesa. Usando la base di cassa della contabilità, hai solo i fondi che sono attualmente nel tuo conto bancario disponibili per acquistare i materiali di consumo. Anche se non accidentalmente andrai in rosso con la banca, avrai un'immagine gonfiata delle spese ora e un'immagine gonfiata delle tue entrate in due mesi quando il progetto sarà completato. Ciò rende inaccurato e inaffidabile qualsiasi registrazione di denaro disponibile per la tua attività.
Sebbene il metodo di contabilizzazione basato sul cash-basis non sia accurato quanto la base della maturazione nel lungo periodo, un vantaggio è che non richiede tanto margine di manovra quanto la base di competenza. La stima richiesta dalla base di competenza è utilizzata in modo più sicuro da un'azienda redditizia, con una leva finanziaria sufficiente a coprire le spese prima che il reddito venga percepito. La tua attività può iniziare con il metodo di contabilità in base al denaro e quindi, con l'aiuto di un contabile professionista, passare alla base della competenza in base all'aumento della tua partecipazione.
Base di cassa modificata della contabilità
La base monetaria modificata della contabilità combina i punti di forza della contabilità per competenza e di cassa. In questo metodo, il reddito è documentato mentre è guadagnato, usando il metodo dell'accumulazione. Allo stesso tempo, le spese sono documentate quando vengono pagate, come nel metodo di contabilità in contanti. Sebbene il metodo di base in contanti modificato non rispetti i principi contabili generalmente accettati o i GAAP, alcuni imprenditori ritengono che riunisca il meglio di entrambi i principali metodi di contabilità.
Ad esempio, se ti impegni a costruire una casa nel mese di ottobre che sarà terminato a gennaio, le entrate verranno registrate a ottobre. I materiali da costruzione acquistati per il completamento del progetto vengono registrati gradualmente nel corso del progetto.In questo modo, la tua azienda mantiene un accurato record di entrate e vendite, pur avendo la flessibilità per mantenere le risorse fluide il più a lungo possibile durante il processo di costruzione stesso. Di conseguenza, la base di cassa modificata della contabilità può essere utile per alcune piccole imprese che hanno grandi progetti in arrivo, senza che il grande conto bancario corrisponda.
Lo svantaggio più significativo del metodo di contabilità modificato per cassa è quando un agente esterno o un revisore esamina i documenti finanziari della vostra azienda. Poiché questo metodo non è conforme a GAAP, sarà necessario tornare indietro e convertire tutti i record in base al metodo della base di cassa o al metodo di contabilità per competenza. Questo lavoro in eccesso costerebbe tempo e denaro alla tua organizzazione a lungo termine.
