Poiché l'inventario è composto da unità di prodotto fisiche che occupano spazio su scaffale o spazio di archiviazione, può sembrare impossibile avere un saldo negativo dell'inventario. Tuttavia, nella gestione dell'inventario in cui l'inventario è strettamente monitorato mediante sistemi informatici e metodi contabili, gli errori nel processo possono effettivamente causare un bilancio negativo delle scorte. Questi problemi devono essere corretti affinché la gestione dell'inventario funzioni correttamente, il che significa restringere il bilancio negativo a una singola causa.
Problemi di posizione
Un saldo negativo derivante da una differenza di posizione è causato quando una società spedisce accidentalmente o registra il prodotto nel magazzino o nel magazzino sbagliato. Ciò porta a prodotti che rimangono in un magazzino mentre vengono spediti da un altro luogo di stoccaggio, quando in realtà è accaduto il contrario, ma i registri dell'azienda mostrano diversamente. Ciò porta ad un eccesso di prodotti registrati in un posto e ad un saldo negativo in un'altra area. Ciò può anche verificarsi quando vengono registrati numeri errati per l'inventario trasferito.
Problemi di produzione
Il processo di produzione può essere molto complesso quando si tratta di registrare. Anche sottoprodotti, quantità di scarti, numeri di lotto e statistiche di produzione devono essere adeguatamente valutati. Un errore, una transazione di duplicazione o un fraintendimento di una fattura possono effettivamente dimostrare che avrebbe dovuto essere prodotto più inventario di quello che effettivamente era, creando un inventario fantasma e un saldo negativo che viene risolto quando viene rilevato l'errore.
Problemi di temporizzazione
Il tempismo è uno dei tipi più semplici di bilancio negativo delle scorte. Quando viene ordinato un nuovo inventario, la spedizione dell'inventario può essere registrata come completa prima che l'inventario sia addirittura fuori produzione, determinando un saldo negativo. Questo è il risultato di un ritardo nell'elaborazione, non di un errore, e dovrebbe essere corretto nel tempo.
Considerazioni per le rettifiche
Regolare l'inventario per occuparsi degli equilibri negativi può essere difficile. Quando si tratta di problemi di temporizzazione, la regolazione dell'inventario crea effettivamente un nuovo problema quando le transazioni vengono completate e i numeri di inventario sono improvvisamente troppo alti. La regolazione di una differenza basata sulla posizione può risolvere il problema del libro, ma l'azienda deve verificare attentamente se i prodotti sono stati trasferiti fisicamente nelle posizioni corrette. In produzione, un aggiustamento non risolverà gli errori organizzativi che hanno creato l'errore di calcolo in primo luogo.
