Un sistema organizzativo è, abbastanza semplicemente, come viene creata un'azienda. Una buona struttura organizzativa definisce sia una gerarchia che il flusso di comunicazione in un'azienda. È importante per ogni azienda, indipendentemente dalle sue dimensioni, implementare un sistema organizzativo. Ci sono molti vantaggi nell'avere una struttura organizzativa ben definita, tra cui maggiore efficienza, produttività e capacità decisionale. Ogni struttura ha i suoi punti di forza e di debolezza. In definitiva, questi pro e contro dipendono dal tipo di attività, dall'industria, dalle dimensioni della tua organizzazione e da altri fattori. È importante considerare ogni tipo di sistema organizzativo prima di decidere quale sia giusto per la tua azienda.
Quali sono i sistemi organizzativi?
Un sistema organizzativo è la struttura di come viene creata un'organizzazione. Tale struttura definisce come viene impostata ogni divisione di un'azienda, la gerarchia di chi segnala a chi e in che modo la comunicazione fluisce all'interno dell'organizzazione. Ripartito ulteriormente, una struttura organizzativa definisce come funziona ciascun ruolo in un'organizzazione. Con una struttura organizzativa ben definita, tutti i dipendenti sanno cosa si aspetta da loro e a chi riferiscono. I titolari delle aziende dovrebbero riflettere a lungo su quale sistema scegliere, poiché ogni organizzazione ha esigenze uniche. Una struttura organizzativa che è giusta per una società non sarà giusta per un'altra.
Esempi di sistemi organizzativi nel mondo degli affari
Esistono quattro tipi principali di strutture organizzative: funzionale, divisionale, matrice e piatta. Ogni sistema ha caratteristiche uniche.
Struttura organizzativa funzionale: Una struttura organizzativa funzionale è una gerarchia tradizionale. Molte aziende, in particolare grandi aziende, seguono la struttura funzionale. Questo sistema comprende diverse divisioni specializzate come marketing, finanza, vendite, risorse umane e operazioni. Quindi un senior manager supervisiona tutte le divisioni specializzate. Il flusso di reporting è chiaro. Ogni dipendente riferisce ai propri dirigenti, compresi i capi divisione, che riferiscono al senior management. Il senior management supervisiona l'intera struttura. Poiché la società rimane divisa in divisioni specializzate, i dipendenti tendono a diventare specializzati. Ciò provoca un chiaro percorso per la promozione e la crescita. Tuttavia, le divisioni possono avere difficoltà a comunicare tra loro. Poiché tutti i reparti riportano al rialzo, vi è poca comunicazione orizzontale tra di loro, lasciando poco spazio per un approccio olistico e globale, tranne che al livello del top management. Ciò rende il sistema organizzativo funzionale lento ad adattarsi ai cambiamenti.
Struttura organizzativa divisionale: Una struttura organizzativa divisionale divide l'azienda in team in base ai progetti sui quali i dipendenti stanno lavorando. Questo sistema include molti diversi tipi di team, tra cui legale, relazioni pubbliche, ricerca e sviluppo del business. Inoltre, le squadre sono create attorno a progetti specifici. Ad esempio, un'azienda farmaceutica potrebbe avere team separati dedicati a ciascun farmaco che produce. Ogni team di progetto ha un direttore o vicepresidente ed esercita un certo livello di autonomia all'interno dell'organizzazione. La struttura divisionale consente ai dipendenti di acquisire una profonda familiarità con il lavoro del proprio team. Tuttavia, le divisioni spesso ignorano ciò che fanno gli altri team e non comunicano tra loro. I dipendenti potrebbero non essere in grado di lavorare in modo efficace attraverso le divisioni quando necessario. In definitiva, questo sistema può essere difficile da gestire a causa della sua struttura di diffusione.
Struttura organizzativa della matrice: Un sistema a matrice è un incrocio tra una struttura funzionale e una struttura divisionale. Dal punto di vista del volo d'uccello, il business è impostato in una struttura funzionale, con una gerarchia tradizionale e divisioni specializzate. Tuttavia, quando guardi da vicino a quelle divisioni, sono tutte impostate in una struttura organizzativa divisionale. Ciò significa che sono suddivisi in progetti e team più piccoli. Il tipo di matrice della struttura organizzativa è piuttosto complesso e richiede molta pianificazione, per non parlare dei sistemi di comunicazione forti all'interno dell'organizzazione. Tuttavia, quando la struttura a matrice funziona bene, elimina molti dei problemi che si presentano con organizzazioni divisionali o solo funzionali. La comunicazione può viaggiare verso le persone giuste, il che aumenta la produttività e il pensiero olistico. Inoltre, i dipendenti sono esposti ad altri dipartimenti e progetti, incoraggiando la collaborazione incrociata. Sul lato negativo, la struttura a matrice può rapidamente diventare fonte di confusione per i dipendenti quando ci sono troppi manager e non è chiaro a chi rivolgersi.
Struttura organizzativa piatta: La piatta struttura organizzativa appiattisce gran parte della gerarchia e consente ai dipendenti una maggiore autonomia sul loro lavoro. Spesso, le organizzazioni piatte vengono suddivise in team temporanei, sebbene di solito non abbiano strutture formali. Ci sono ancora alcune dinamiche top-down in un sistema piatto. Spesso, ci sono almeno alcuni alti dirigenti che guidano la nave. Tuttavia, questo sistema si basa sulla distruzione delle tradizionali strutture gerarchiche delle imprese. Molte start-up e aziende tecnologiche tendono verso un'organizzazione piatta, in quanto incoraggia l'innovazione e l'input dei dipendenti. Il pensiero è che quando i dipendenti non vengono abbattuti dalla burocrazia, penseranno liberamente e genereranno idee fresche e redditizie. Ciò aumenta la comunicazione tra i team ed elimina alcuni dei problemi di comunicazione che possono verificarsi quando i messaggi raggiungono una struttura top-down. Sfortunatamente, un sistema piatto è difficile da mantenere man mano che un'azienda cresce e la necessità di sistemi di comunicazione più strutturati entra in gioco. Inoltre, i dipendenti di un'organizzazione piatta possono essere sopraffatti dal compiere troppe attività diverse e non avere molto spazio per crescere o essere promossi.
Perché le aziende hanno bisogno di sistemi organizzativi
I sistemi organizzativi sono importanti per le aziende di ogni dimensione. Avere una struttura solida e ben definita sul posto cancella la confusione e stabilisce semplici processi da seguire per i dipendenti. Ogni lavoratore dovrebbe sapere esattamente a chi si riferisce. Senza un qualche tipo di gerarchia o struttura sul posto, un posto di lavoro può diventare caotico. I dipendenti potrebbero non capire chi è responsabile di cosa, causando la caduta di cose importanti attraverso le fessure. Una solida struttura organizzativa snellisce un'azienda e mantiene tutti sulla stessa pagina.
Un sistema organizzativo mette ogni persona nel posto giusto, in grado di contribuire con la propria parte alla società. Avere un sistema migliora l'efficienza generale, aumenta la produttività e offre chiarezza a tutti i membri dell'organizzazione. Ogni dipartimento può lavorare meglio quando i ruoli sono chiaramente definiti e gli obiettivi sono condivisi. Inoltre, il sistema organizzativo adeguato può migliorare il processo decisionale, in quanto i flussi di informazioni all'interno dell'organizzazione. I manager di livello superiore possono raccogliere informazioni da tutte le divisioni, dando loro una visione più ampia dell'intera attività di un'azienda.
Un solido sistema organizzativo elimina molti problemi aziendali, tra cui la duplicazione del lavoro e conflitti tra le posizioni. Se un'azienda è stata ben ponderata, ciascun dipendente ha un ruolo distinto e i ruoli non si sovrappongono l'un l'altro. Non esiste un "runaround" in cui nessuno è sicuro di chi sia responsabile di un particolare compito o progetto. Per questo motivo, la cooperazione è aumentata e i dipendenti sentono un senso di orgoglio nel loro lavoro. I lavoratori evitano la frustrazione di avere ruoli e posizioni obiettivo sempre mutevoli. Possono concentrarsi su ciò che sanno fare meglio.
La scelta del sistema organizzativo adeguato può portare la tua attività al livello successivo. Ad esempio, se la tua azienda è basata sul prodotto, una matrice o una struttura divisionale sarà probabilmente l'ideale. Si tratta di strutture basate su progetti che si concentrano su team specializzati. Piccole startup, d'altra parte, possono prendere in considerazione una struttura piatta per consentire a tutti i dipendenti di contribuire con le proprie competenze e competenze senza interferire con la gerarchia.
Esempi di attività con sistemi organizzativi
Esempi del sistema funzionale: I sistemi organizzativi funzionali sono stati storicamente utilizzati da militari, università e enti governativi. Nel corso degli anni, le gerarchie funzionali sono diventate meno popolari e molte organizzazioni si sono allontanate da esse. Tuttavia, sono ancora in uso da alcune aziende. Un esempio di come questo tipo di sistema organizzativo potrebbe essere utilizzato è in un'impostazione di fabbrica tradizionale. Il direttore della fabbrica sovrintende alle diverse divisioni della fabbrica, ognuna specializzata. Ogni divisione ha un proprio manager, che riporta tutti direttamente al responsabile della fabbrica di supervisione. Un altro esempio potrebbe essere un negozio al dettaglio. Un responsabile del negozio supervisiona le operazioni dalla cima della piramide. Di seguito sono riportati diversi reparti. Forse ce n'è uno per l'inventario, uno per il servizio clienti e uno per il marketing e le promozioni. Ciascuno ha il proprio supervisore e tutti riferiscono al direttore generale.
Esempi del sistema divisionale: I sistemi divisionali sono popolari con le grandi società multinazionali. Ad esempio, Johnson & Johnson ha una struttura divisionale. Ciascuno dei marchi Johnson & Johnson opera come una propria società, con una propria leadership e struttura interna. Tutti questi marchi riportano alla casa madre. Un altro esempio di struttura organizzativa divisionale è la General Electric. L'amministratore delegato è al vertice e, al di là di questo, l'azienda è suddivisa in diversi gruppi. Vi sono alcuni gruppi operativi, come quelli per la finanza, le relazioni legali, le pubbliche relazioni e la ricerca globale. Alcune squadre sono dedicate a progetti specifici, tra cui aviazione, energia, assistenza sanitaria e altro ancora.
Esempi del sistema a matrice: Un sistema organizzativo a matrice è complesso, e quindi principalmente adottato da aziende grandi e consolidate. Un famoso esempio di una società matrice è Starbucks. La più grande azienda di caffè al mondo utilizza una struttura funzionale per suddividere la sua attività in divisioni, tra cui risorse umane, finanziamenti e marketing. Questi reparti si trovano presso la sede centrale del marchio e fanno capo ai livelli superiori di gestione. Il reparto risorse umane, ad esempio, crea politiche che riguardano tutte le sedi di Starbucks su tutta la linea. Successivamente, Starbucks ha divisioni separate per ogni regione geografica. Queste regioni includono le Americhe, la Cina e l'Asia-Pacifico, l'Europa, il Medio Oriente, la Russia e l'Africa. La regione delle Americhe, essendo la più popolare per l'azienda, è ulteriormente divisa in quattro divisioni più piccole. Starbucks ha anche divisioni basate sui prodotti. Ad esempio, c'è una divisione per la merce come le tazze Starbucks e un'altra per i prodotti da forno. Ai livelli inferiori dell'organizzazione, Starbucks ha squadre di dipendenti, soprattutto a livello di negozio. Questa complessa struttura a matrice serve bene il gigante del caffè, consentendo all'azienda di gestire con successo migliaia di negozi in tutto il paese.
Esempi del sistema piatto: I sistemi piatti sono popolari tra le startup e le aziende tecnologiche. Un famoso esempio del sistema piatto è Zappos. Nel 2013, l'amministratore delegato della massiccia azienda di calzature ha annunciato una nuova struttura di gestione chiamata holacracy, una configurazione per incoraggiare la collaborazione eliminando la gerarchia del posto di lavoro. La società ha vietato i titoli dei manager. Non avrebbe più titoli di lavoro e non ci sarebbero capi. Ogni dipendente sarebbe responsabile del proprio lavoro. L'azienda sperava di innescare l'innovazione e la creazione eliminando la burocrazia implicata nella gerarchia e nel processo decisionale. Tuttavia, Zappos fatica a mantenere le operazioni veramente piatte.
Questa è una lotta di molte grandi aziende che implementano una struttura piatta. Molte startup hanno parlato della difficoltà di mantenere una struttura organizzativa piatta quando sperimentano una crescita esponenziale. Gli studi hanno scoperto che i dipendenti trovano strutture gerarchiche confortanti e pratiche. Quindi, una struttura organizzativa piatta è forse una buona opzione per un'azienda che è nelle sue fasi iniziali, per stimolare l'innovazione e la crescita. Tuttavia, la maggior parte delle aziende più grandi si allontana da un sistema piatto in quanto può diventare ingombrante da gestire nel tempo.
