Come scrivere una carta per punti di conversazione

I documenti dei punti di discussione elencano fatti e idee chiave riguardanti un particolare argomento o evento. Utilizzato estesamente nelle relazioni pubbliche e nelle comunicazioni, i documenti con punti di discussione aiutano coloro che hanno la responsabilità di parlare al pubblico a fornire informazioni chiare, accurate e coerenti. I documenti per i punti di discussione sono utilizzati sia per raggiungere il pubblico che per fornire informazioni e per rispondere alle richieste del pubblico durante le crisi. "Parlando con una sola voce" usando un documento di punti di discussione condiviso, un'organizzazione può aumentare l'efficacia del suo programma di comunicazione.

Scrivere una carta con punti di conversazione

Prima di iniziare a lavorare sulla carta dei punti di discussione, è necessario essere sicuri di avere informazioni accurate. Cerca chi è più coinvolto. Ad esempio, se è necessario creare punti di discussione su un problema di budget, parlando direttamente con un alto dirigente con supervisione del budget. Non fare affidamento sul passaparola. Chiedete alla vostra fonte domande dettagliate e chiedete di provare a non "girare" o sugercoat i dettagli. Assicurati di prendere appunti dettagliati.

Il tuo documento punti di discussione consisterà in una serie di punti elenco, ciascuno con una o più frasi che lo seguono. Non c'è bisogno di un'introduzione o di un altro testo. Titolo: "Informazioni per il pubblico". Non contrassegnare la carta dei punti di discussione come "riservata". Non stai cercando di nascondere nulla, e le informazioni sul punto di discussione sono per il pubblico.

Inizia con fatti: chi, cosa, dove e quando. Mettiti nei panni di una persona senza conoscenza della tua azienda o organizzazione, della sua storia o delle attività recenti. Il tuo primo punto elenco dovrebbe semplicemente indicare i fatti della situazione. Ad esempio: "Il 1 ° luglio, l'Azienda X ridurrà il 30% della sua forza lavoro domestica negli stabilimenti dell'Oregon e dell'Idaho". Queste informazioni di base sono fornite nei punti di discussione in modo che coloro che forniscono le informazioni non commettano accidentalmente un errore fattuale, portando a confusione.

I prossimi proiettili dovrebbero fornire informazioni più dettagliate sul processo o sull'attività. Se il tuo articolo di discussione parla di un evento negativo, condividi informazioni positive, ma non cercare di sottostimare i negativi. I media e il pubblico vorranno informazioni sui dettagli. Ad esempio: "Qual è il processo per notificare i lavoratori quando saranno terminati? Ci saranno tagli alle retribuzioni o riqualificazione?" Cerca di anticipare queste domande e avere le risposte pronte. Ricorda, la formulazione scelta per ciascuno di questi punti sarà riutilizzata da coloro che forniscono le notizie.

I punti finali della carta dei punti di discussione dovrebbero concentrarsi sul messaggio essenziale che vuoi lasciare il tuo interlocutore. Questo potrebbe essere un fatto chiave, un piano o una visione. Ad esempio: "Siamo rattristati dai problemi che sappiamo che le famiglie dovranno affrontare a seguito di questa decisione, ma speriamo nella ripresa economica che questi saranno tagli a breve termine". In ogni caso, non includere nei tuoi punti di discussione punti di carta che non vuoi che il tuo portavoce faccia. I punti di discussione non sono documenti privati e possono essere letti dai media.

Una volta completato il tuo articolo sui punti di discussione, incontra coloro che sono coinvolti e con i leader senior nella tua organizzazione per la revisione. Incorporare qualsiasi feedback e sviluppare una lista di distribuzione che includa coloro a cui verrà chiesto di parlare o di condividere informazioni con il pubblico. Ciò potrebbe includere l'esecutivo o il leader coinvolto, un portavoce, altri coinvolti nella comunicazione della tua organizzazione e dello staff con ruoli che coinvolgono il pubblico.