Lo sviluppo di un budget di dipartimento richiede una conoscenza approfondita del processo e del dipartimento in questione. Considera un budget del dipartimento come un piano di spesa per il prossimo anno fiscale. Quando si preparano i documenti preliminari, fattore in variabili relative a entrate e spese, consentendo un cuscinetto se le cifre di reddito previsto non si concretizzano. Un budget valido e funzionante è buono solo come i numeri inseriti dagli architetti del prodotto finale.
Stabilire obiettivi ragionevoli per il prossimo anno fiscale. Le cifre preliminari dovrebbero includere aspettative per il futuro immediato del dipartimento. Mentre questi calcoli iniziali tendono a delimitare il lato ottimistico, fai uno sforzo per rimanere realistico con i numeri previsti. Ricorda che i budget sono un work-in-progress, che richiedono un aggiustamento durante tutto l'anno, quindi è meglio, nel lungo periodo, presentare aspettative sensate.
Cerca input. Consultare gli altri membri del dipartimento, in particolare quelli che hanno maggiore familiarità con le operazioni quotidiane dell'ufficio, prima di impegnarsi in qualsiasi figura permanente. Rendere i dipendenti un fattore essenziale dei progressi di bilancio. Dopo tutto, sono in prima linea in qualsiasi ambiente aziendale e generalmente hanno una visione eccezionale su ciò che funziona e non funziona.
Analizzare l'afflusso. Le aspettative realistiche di reddito richiedono l'analisi dei budget precedenti. Prima di inserire i numeri preliminari, confrontare i dati mensili, trimestrali e annuali dell'anno precedente. Se ci fosse una circostanza eccezionale connessa con i numeri dell'anno scorso, tornare indietro di due anni. Cerca le tendenze che incidono sui ricavi. Considerare le spese per le vacanze se l'attività commerciale è di natura commerciale. Guarda il primo trimestre dell'anno precedente se l'impresa gestisce le dichiarazioni dei redditi. Indipendentemente dall'area di competenza dell'azienda, considerare i fattori specifici dell'impresa che aumentano o distruggono il flusso di cassa in entrata. L'assemblaggio di queste informazioni rende il flusso di cassa un processo molto più semplice.
Analizzare il deflusso. Le spese impreviste possono minare qualsiasi budget. Per ridurre al minimo il budget, osserva attentamente i budget precedenti per determinare le tendenze. Consideri personale Qualcuno va in pensione? I licenziamenti sono una possibilità? Se si prevedono assunzioni, per quanto riguarda la formazione e altri costi associati a un nuovo dipendente? Prendi in considerazione l'età delle attrezzature nel calcolo delle spese. Chiedi se i computer, le stampanti o le fotocopiatrici devono essere aggiornate nel prossimo periodo di budget. In tal caso, ottenere stime affidabili sui costi di sostituzione prima di inviare il prodotto finale per la revisione. Se lo stoccaggio delle scorte fa parte del budget del dipartimento, considera non solo il costo dello stock, ma anche il costo per piede quadrato che lo ospita e il personale e le attrezzature necessarie per gestire il prodotto. In breve, analizza ogni dettaglio per rendere il prodotto finale quello che funziona per l'intero anno.
Preparare il budget. Come ultimo passo nella preparazione del budget finale, consultare i manager di altri dipartimenti. Il loro contributo potrebbe avere conseguenze sul budget per il vostro dipartimento. Guardare al futuro è l'obiettivo principale di ogni budget. Preparare il budget del dipartimento diventa un compito semplice se le basi necessarie per il suo completamento sono stabilite in anticipo. Inoltre, tieni presente che un budget è un documento malleabile, coerente con gli obiettivi dell'azienda e facilmente adattato in caso di necessità.
