La preparazione di un rapporto sulle risorse umane richiede la conoscenza di tutte le discipline nel campo delle risorse umane, nonché una comprensione delle esigenze del posto di lavoro, delle realizzazioni e della strategia aziendale. Le relazioni sulle risorse umane possono avere lo stesso scopo di un audit delle risorse umane. In un audit delle risorse umane, i registri di impiego, le proiezioni, le tendenze e la gestione sono sezioni importanti per determinare il ritorno sull'investimento nelle attività del dipartimento delle risorse umane.
Discutere con il direttore delle risorse umane o l'amministratore delegato della società lo scopo di un rapporto delle risorse umane. Determina se il rapporto deve riguardare un'area specifica, alcune o tutte le funzioni del dipartimento delle risorse umane. Chiedere chi riceverà il rapporto, poiché ciò potrebbe determinare il tipo di informazioni riservate da divulgare.
Richiedi i dati del censimento dei dipendenti dal personale dei sistemi informativi delle risorse umane o dal responsabile IT. Sulla base di ciò che copre il report delle risorse umane, potrebbe essere necessario ordinare i dati in base a variabili diverse, ad esempio possesso e rendimento, dipartimento o divisione e salario. Se stai costruendo un rapporto ai fini dell'esame della tua politica di impiego delle pari opportunità, sarà necessario un ulteriore ordinamento basato su razza, sesso, età, stato di veterano e disabilità.
Controlla i dati dei dipendenti per accuratezza e completezza. Effettuare correzioni e, se necessario, richiedere una versione corretta del rapporto di censimento dei dipendenti. Informazioni quali la posizione dei dipendenti, il mandato, la razza, il sesso, i compiti di reparto, la frequenza e le prestazioni devono essere accurate per produrre un rapporto completo.
Raccogliere copie delle forme di lavoro. Un rapporto HR completo affronta le politiche e i processi, quindi, esamina i moduli utilizzati per ogni tipo di azione lavorativa. Assemblare applicazioni, moduli di valutazione del reclutatore, documenti di valutazione della performance, rapporti disciplinari e di reclamo, moduli di informazioni riservate dei dipendenti e una copia del manuale del dipendente.
Componi uno schema di aree di interesse. Le aree suggerite includono: legislazione che modifica le modifiche ai benefici per i dipendenti; le tendenze occupazionali relative alla forza lavoro multigenerazionale; formazione e sviluppo per la pianificazione della successione; opportunità di sviluppo promozionale e professionale dimostrate efficaci sul posto di lavoro; e analisi del fatturato delle imprese rispetto ad altre industrie e imprese.
Conduci ricerche sulle aree che intendi analizzare. Leggi articoli, statistiche, dati e riviste specializzate per informazioni sulle migliori pratiche in materia di risorse umane per ciascuna area di interesse. Prepara un file per ogni argomento e metti la tua ricerca e le informazioni rilevanti sul tuo posto di lavoro in ogni file. Organizzare le ricerche e i dati in questo modo rende più facile concentrarsi su un argomento alla volta.
Costruisci un'analisi scritta per ogni area di messa a fuoco - un'area alla volta. Idealmente, la tua analisi conterrà una spiegazione dei dati sul posto di lavoro, un confronto dei dati con le pratiche passate e le attuali tendenze occupazionali e una raccomandazione per il miglioramento in ciascuna area delle risorse umane e delle funzioni lavorative.
Disegna una presentazione per il tuo rapporto sulle risorse umane. Spiegare lo scopo del rapporto, a chi è distribuito il rapporto e i risultati desiderati. Componi la bozza con il maggior numero di dettagli possibile, ma mantieni l'intera introduzione a circa tre pagine. Un sommario esecutivo ben costruito viene generalmente preparato dopo aver completato il rapporto, in modo simile al sommario esecutivo di un piano aziendale. Il lettore dovrebbe essere in grado di leggere la tua introduzione e comprendere l'argomento di ogni sezione del rapporto.
