Come nel caso di qualsiasi organizzazione strutturata, è necessario stabilire regole di protocollo. Il protocollo è un insieme di linee guida relative alla catena di comando su come i vari membri di un'organizzazione devono comunicare tra loro. Stabilire e gestire tempestivamente le varie linee di comunicazione all'interno di un'azienda in modo che tutti i lavoratori e i dirigenti comprendano a chi rivolgersi.
Proprietario di Manager
Le linee di comunicazione devono rimanere aperte tra i proprietari e il management dell'azienda. È raro che un proprietario parli direttamente con i dipendenti o altri contatti dell'azienda, come regola d'ordine, quando ha i dirigenti che lo fanno. Il proprietario dell'azienda fornisce indicazioni su come gestire la società, nonché gli aggiornamenti e le notizie che vuole dare ai dipendenti attraverso i gestori.
Responsabile al Dipendente
Le linee di comunicazione tra manager e dipendenti sono fondamentali per il funzionamento quotidiano dell'azienda. I manager devono delegare compiti specifici ai lavoratori e rispondere a domande sui progetti di lavoro. Un manager comunica comunemente attraverso incontri regolari con tutto il suo dipartimento. Può anche programmare sessioni annuali di revisione dei dipendenti con singoli lavoratori per discutere delle prestazioni e della produttività. Il rapporto tra un manager e un dipendente richiede una comunicazione reciproca - se un dipendente ha delle domande, deve chiedere al suo diretto superiore o supervisore di rispettare la catena di comando.
Dipendente o Manager ai contatti commerciali
Un proprietario potrebbe anche dover stabilire regole di comunicazione per i suoi dipendenti o dirigenti e contatti commerciali esterni. Ad esempio, i dipendenti di un'azienda manifatturiera potrebbero dover comunicare direttamente con i rappresentanti di aziende che forniscono materie prime per inviare ordini o richiedere informazioni. Un investitore potrebbe voler parlare con il team di gestione dell'azienda. Come afferma il venture capitalist Brad Feld, "È già abbastanza difficile far funzionare un'azienda; avere barriere forzate alla comunicazione tra i leader chiave e gli influencer della compagnia rende tutto più difficile. "Allo stesso tempo, se il proprietario o il manager consente a troppi singoli dipendenti di contattare un contatto esterno, potrebbe causare confusione. Per questo motivo, i manager assegnano a dipendenti specifici, quali agenti di acquisto o legami commerciali, la possibilità di comunicare con contatti aziendali esterni.
Comunicazione con i clienti
Forse la linea di comunicazione più importante in un'azienda è tra i dipendenti di un'azienda e i suoi clienti. Non è raro che un dipendente di qualsiasi livello, incluso l'imprenditore, faccia contatto diretto con un cliente. Tuttavia, in alcuni casi, alcuni dipendenti non sono autorizzati a parlare con clienti o clienti per lo stesso motivo per cui non possono parlare con fornitori di servizi e contatti commerciali - il potenziale rischio di confusione.
