La fiducia dei consumatori è scossa ogni volta che c'è uno scandalo aziendale. A causa di eventi che vanno dai salvataggi bancari del 2008 alla più recente frode sui conti di Wells Fargo, i consumatori hanno bisogno di essere rassicurati sul fatto che le aziende con cui lavorano sono oneste e al di sopra. L'auditing è un potente strumento per rassicurare gli stakeholder della vostra azienda. Permette loro di sapere che la tua azienda segue gli standard appropriati per la contabilità.
Sebbene sia naturale preoccuparsi se la tua azienda viene sottoposta a controllo o sta conducendo un audit, è un'opportunità per rivedere le tue pratiche contabili e trovare aree di miglioramento. Una volta completata la verifica, il revisore esaminerà i suoi risultati. Se si sta conducendo un audit interno, è necessario segnalare i risultati in modo simile. In genere, gli auditor condividono i risultati degli audit in un formato scritto standardizzato che è possibile esaminare e implementare.
Cos'è un controllo?
Un controllo è una revisione obiettiva delle pratiche finanziarie della tua azienda. In genere, includerà una revisione dei rendiconti finanziari e altri documenti finanziari da un contabile autorizzato. Il contabile metterà a confronto i rendiconti finanziari della tua azienda con i tuoi libri contabili e assicurerà che tutto sia accurato. Alcuni tipi di organizzazioni, come le organizzazioni non profit e le società quotate in borsa, sono tenute a sottoporsi periodicamente a controlli da parte di terzi per assicurarsi che stiano utilizzando i fondi a loro affidati dai consumatori in modo responsabile.
Quali sono i diversi tipi di audit?
Esistono due tipi principali di controlli: interni ed esterni. Una verifica interna è un controllo che conduci sulla tua attività. Tu o la tua azienda nominate una persona esperta e competente nelle pratiche contabili per rivedere i vostri libri e rendiconti finanziari e assicurarsi che tutto sia in linea. I risultati degli audit interni vengono quindi comunicati ai responsabili delle decisioni della vostra azienda, che possono includere dirigenti, il consiglio di amministrazione o altre parti interessate.
Un audit interno offre a te e alla tua azienda l'opportunità di identificare e gestire qualsiasi rischio e garantire che le politiche della tua azienda vengano seguite. È possibile condurre audit interni periodicamente o su base continuativa. Gli audit interni sono più flessibili degli audit esterni e possono incorporare reparti specifici e gli obiettivi più ampi della vostra azienda.
Gli audit esterni sono condotti da una terza parte che non è associata alla tua attività. Possono essere condotti o supervisionati da organizzazioni normative come la Public Accounting Oversight Board. PCAOB definisce gli standard di revisione per le società e i broker quotati in borsa. Questi audit esterni riportano pubblicamente i loro risultati di audit.
Esistono diversi tipi di audit esterni, inclusi audit di conformità, audit operativi e audit di bilancio. Gli audit di conformità garantiscono che la tua azienda rispetti i requisiti normativi. Gli audit operativi riesaminano le prestazioni della vostra organizzazione e forniscono raccomandazioni per il miglioramento. Gli audit di bilancio sono anche denominati audit di attestazione e in questo tipo di audit, il revisore rivede i rendiconti finanziari e le operazioni contabili della vostra azienda.
Quali sono i passaggi del controllo?
Se stai prendendo in considerazione un audit interno o esterno per la tua azienda, è importante conoscere i passaggi necessari. Una verifica approfondita richiede molto tempo, ma la serenità risultante vale l'impegno in termini di tempo. Quali sono i passaggi dell'auditing? In generale, un audit comprende la pianificazione, la raccolta di prove e l'emissione di una relazione con i risultati dell'audit.
Nella fase di pianificazione, chiarisci l'ambito dell'audit e per quanto tempo durerà l'audit. Pianifichi anche le riunioni necessarie o le visite in loco in modo che l'auditor possa rivedere le tue procedure. Il prossimo passo è raccogliere prove. Raccolta di prove include l'osservazione delle pratiche e delle procedure contabili, testando le procedure di controllo della vostra azienda e ottenendo e rivedendo record finanziari e dichiarazioni. L'auditor analizza e ispeziona le prove per prepararsi al passaggio successivo.
Nell'ultima fase, il revisore dei conti prepara una relazione con i risultati dell'audit, che a volte viene definita un'opinione di controllo. Il revisore presenterà la relazione alle parti interessate e potrà pubblicare i risultati pubblicamente a seconda del tipo e della portata della verifica.
Come segnalare i risultati del controllo
Se si sta conducendo un audit interno, ci si potrebbe chiedere come segnalare i risultati dell'audit. In genere, i risultati degli audit interni ed esterni sono riportati per iscritto e consegnati verbalmente alle parti interessate.
Per gli audit interni ed esterni, esiste una struttura generale che segue la maggior parte dei report scritti. Per gli audit di conformità, l'organizzazione di supervisione può avere requisiti specifici per ciò che deve essere incluso nella relazione scritta. Una relazione di revisione scritta dovrebbe essere scritta in modo conciso e in un modo che sia facilmente comprensibile dal lettore. Dovrebbe anche includere prove per eventuali risultati di audit.
In generale, una relazione di audit ha tre sezioni: un'introduzione, una sezione che descrive l'ambito dell'audit e il giudizio del revisore, che descrive i risultati dell'audit. L'introduzione indica le responsabilità del revisore e le responsabilità della vostra azienda in merito alla revisione. In genere include anche i nomi del revisore o dei revisori dei conti e le date dell'audit.
La sezione relativa all'ambito descrive il processo di auditing. Indica le aree che sono state controllate, che hanno completato l'audit e quando e quali criteri sono stati utilizzati per eseguire l'audit. Se si tratta di un audit esterno, ad esempio, dichiarerebbe quali standard dell'ente di governo sono stati utilizzati per misurare i risultati dell'audit. Per un controllo interno, farebbe riferimento agli standard e alle politiche aziendali che erano in uso. La sezione relativa allo scope descrive anche esattamente cosa ha fatto il revisore. Il revisore includerebbe le dichiarazioni finanziarie che ha esaminato e quali test ha eseguito.
L'opinione del revisore è la sezione finale del rapporto. È qui che l'auditor dichiara ciò che ha trovato e se la tua azienda si conforma ai criteri dell'audit. A seconda del tipo di audit, il revisore può anche includere raccomandazioni per migliorare o risolvere i problemi riscontrati durante l'audit.
Dopo aver scritto il suo rapporto, il revisore presenterà in genere le sue conclusioni alle parti interessate all'interno dell'azienda. Ad esempio, in una grande organizzazione non profit, presenterebbe le sue scoperte a un comitato di revisione, che supervisiona il processo di auditing. Il comitato discuterà i risultati dell'audit con il revisore dei conti e porrà domande di chiarimento prima di presentare la relazione di revisione al proprio consiglio di amministrazione.
Se si sta conducendo un audit interno, l'approccio migliore su come scrivere i risultati di audit e le raccomandazioni è quello di indicare chiaramente cosa hai fatto, quando l'hai fatto e ciò che hai trovato. Il tuo rapporto non deve essere lungo. È necessario che sia chiaro e convincente in modo che i dirigenti e i dirigenti della tua azienda agiscano in base ai risultati, soprattutto se trovi aree che necessitano di miglioramenti.
Quali sono i diversi tipi di risultati di audit?
Una revisione approfondita può rivelare aree di debolezza che devono essere migliorate. Nel peggiore dei casi, potrebbe scoprire la frode o la cattiva gestione che è necessario segnalare in modo appropriato alle autorità e indirizzo. Gli audit esterni tipicamente riportano i risultati dell'audit come uno dei seguenti: un giudizio senza riserve o pulito, un'opinione qualificata, un'opinione sfavorevole o un disclaimer di opinione.
Un giudizio senza riserve è lo scenario migliore se la tua azienda sta attraversando un audit esterno. Significa che il revisore è stato in grado di completare l'audit e che la tua azienda era conforme ai criteri dell'audit. Ad esempio, in una verifica di bilancio, un giudizio senza riserve significherebbe che le dichiarazioni sono conformi ai principi contabili generalmente accettati.
Un parere qualificato significa che c'è stato un problema con l'audit. Il revisore potrebbe non aver avuto accesso a tutte le informazioni e i documenti di cui aveva bisogno, ad esempio, o potrebbe non essersi verificato il rispetto degli standard accettati per l'area sottoposta a revisione. In una verifica di bilancio, ciò può significare che il revisore ha individuato una o più aree in cui i principi contabili generalmente accettati non sono stati seguiti. Sebbene questo non sia il risultato ideale per la tua azienda, può essere risolto rapidamente e facilmente.
Un parere negativo è molto più serio. Indica che il revisore ha riscontrato una falsa dichiarazione o un errore nella zona sottoposta ad audit. Nel caso di un controllo di bilancio, un giudizio negativo indica che il revisore ha riscontrato che i rendiconti finanziari della vostra azienda non sono allineati con le pratiche contabili generalmente accettate. Questo risultato è relativamente raro e può avere un impatto negativo sulle società quotate in borsa. Alcune aziende hanno visto un calo dei prezzi delle azioni, ad esempio, dopo che è stato emesso un parere negativo.
Un disclaimer di opinione significa che il revisore non è stato in grado di completare l'audit. Ciò potrebbe essere dovuto al fatto che i rendiconti finanziari non erano disponibili o che al revisore non era stato fornito il pieno accesso alle informazioni di cui aveva bisogno. Potrebbe anche significare che la gestione della tua azienda non fosse cooperativa con il revisore. A volte indica anche che c'è stato un conflitto di interessi da parte del revisore. Ad esempio, potrebbe avere un interesse finanziario nella società sottoposta a revisione.
Anche se un disclaimer di opinione non è lo scenario migliore per te o la tua azienda, non è nemmeno il peggiore. Significa essenzialmente che non vi è alcun parere e che l'audit dovrebbe essere completato in un momento futuro.
Come rispondere ai risultati del controllo
Se la tua azienda ha recentemente completato un audit interno o esterno, è fondamentale rispondere ai risultati dell'audit. Il primo passo consiste nell'esaminare attentamente la relazione di revisione con i revisori. Chiedi alle domande dei revisori di chiarire i risultati e la loro esperienza quando lavori con la tua azienda. Ad esempio, potresti chiedere informazioni sulla collaborazione dei membri dello staff con gli auditor. Si potrebbe anche chiedere se ci sono state modifiche al piano di audit originale o se il revisore ha avuto difficoltà durante il processo di revisione.
Se l'auditor trova aree che necessitano di miglioramenti, chiedi informazioni specifiche. Assicurati di spiegare qual è il problema e quale documento o test ha scoperto il problema. Si può anche chiedere se il revisore ha raccomandazioni specifiche per risolvere l'area.
Anche se non sono stati trovati problemi, puoi comunque trarre vantaggio dalla conoscenza e dall'esperienza del tuo auditor. Puoi chiedere come la tua organizzazione si confronta ad altre organizzazioni simili, per esempio. Puoi anche chiedere consigli generali per migliorare le tue procedure contabili o le pratiche di segnalazione.
In caso di parere sfavorevole o qualificato, dovresti considerare di fornire una risposta formale e scritta. Potrebbe essere richiesto di rispondere per iscritto, a seconda delle politiche della sua azienda o dell'organo di governo che supervisiona la vostra verifica. La risposta dovrebbe affrontare direttamente ogni problema sollevato nella relazione e discutere il piano per la risoluzione dei problemi sollevati nei risultati dell'audit. Dovresti includere passaggi specifici e misurabili per il miglioramento e un calendario per quando tali passaggi saranno completati. Nel caso di un parere negativo, potresti voler consultare un avvocato prima di finalizzare o pubblicizzare la tua risposta.
L'aspetto più importante della risposta ai risultati dell'audit - e forse l'intero processo di auditing - è ricordare che l'auditor non è un nemico. Il revisore è lì per aiutarti a migliorare e assicurarti di mantenere la fiducia pubblica. Anche se passare attraverso un audit può essere un processo stressante e spaventoso, può dare a te e alla tua azienda l'opportunità di migliorare. Potresti essere in grado di trovare modi per migliorare il tuo processo di contabilità, ad esempio, che potrebbe in definitiva farti risparmiare tempo e denaro.
