Le riunioni sono una parte necessaria di ogni azienda. Poiché un incontro ben pianificato è un forum per sfruttare il capitale umano, è uno strumento aziendale essenziale in grado di migliorare la produttività della forza lavoro. Esiste un modo universale per eseguire una riunione. Tuttavia, puoi fare alcune domande nella maggior parte delle riunioni per aiutarti a rimanere in linea e raggiungere gli obiettivi della tua riunione.
Quali sono gli obiettivi di questo incontro?
Inizia ogni riunione identificando in primo luogo gli obiettivi dell'incontro, che serve anche a "rompere il ghiaccio". Poni domande come "Cosa vogliamo realizzare oggi?" o "Quali sono gli obiettivi di questo incontro?" Stabilire un obiettivo chiaro può aiutare te ei partecipanti a rimanere in pista. Se la riunione si allontana, puoi cortesemente ricordare ai partecipanti gli obiettivi dell'incontro.
Che progresso abbiamo fatto dall'ultimo incontro?
Chiedi ai partecipanti alla riunione: "Quali progressi abbiamo fatto dall'ultimo incontro?" Questa è una domanda particolarmente utile in caso di riunioni ricorrenti. Siate pronti a discutere i progressi compiuti e portate un'agenda della riunione in cui sono elencati gli argomenti importanti trattati nelle riunioni precedenti e ciò che avete fatto per risolvere eventuali problemi in sospeso.
Quali problemi ci troviamo di fronte?
Le riunioni sono un luogo in cui discutere i problemi che voi o il vostro team avete con un progetto, la vostra azienda o un individuo. Quindi questo si traduce in "Quali problemi stiamo affrontando?" La preparazione è fondamentale, quindi pianifica l'incontro presentando un elenco di punti di discussione. Quando si discutono dei problemi, non arrabbiarsi e difendersi; stai calmo e spiega i problemi noti, scopri le minacce incombenti e sollecita i modi per affrontare questi problemi.
Quali sono le cose che vogliamo realizzare prima del nostro prossimo incontro?
Termina tutte le riunioni chiedendo: "Quali sono le cose che vogliamo realizzare prima del nostro prossimo incontro?" Sviluppa un elenco di passaggi successivi alla fine di ogni riunione. Chiedi a qualcuno del tuo team di inviare note dettagliate sulla riunione in cui sono elencati i ruoli, le responsabilità e le date per ciascuno dei tuoi prossimi passi. Fai il giro della stanza e chiedi ai partecipanti di condividere ciò che pensano siano i passi migliori da fare per raggiungere i tuoi obiettivi per il prossimo incontro.
Come realizziamo i nostri obiettivi aziendali nel futuro?
Chiedi ai partecipanti alla riunione, "Come possiamo raggiungere i nostri obiettivi di business in futuro?" Questo è importante perché tutti gli incontri devono essere in linea con gli obiettivi e le finalità aziendali. La domanda aiuta i partecipanti alla riunione a tenere a mente il quadro generale, perché questo è qualcosa che spesso si perde nella mescolanza quotidiana.
