Per gestire efficacemente un front office medico, sia che si tratti di un piccolo studio o di una grande clinica, devono essere sviluppate e implementate procedure complete e chiare che affrontino i compiti e le responsabilità necessari. Le procedure d'ufficio dovrebbero mettere in risalto le mansioni dei vari dipendenti, come la descrizione di ciò che i receptionist dovrebbero fare quando l'ufficio si apre e si chiude. Dovresti capire come l'ufficio medico lavora per adattare le procedure in modo appropriato.
Nozioni di base
Le procedure d'ufficio dovrebbero comunicare come interagire con i clienti. Gli argomenti rilevanti includono i saluti standard dei clienti (ad es., Di persona e per telefono), la gestione dei clienti scontenti o arrabbiati, la riservatezza del cliente (ad es. I regolamenti HIPAA), nonché l'impostazione e la notifica degli appuntamenti. Per la maggior parte degli impiegati di un ufficio medico sono richieste solide competenze nel servizio clienti. Pertanto, le procedure dovrebbero distinguere il "buono" dal servizio clienti "inadeguato". Sono necessarie procedure standard in caso di emergenza o calamità naturali, come un incendio o un'inondazione. Creare un manuale separato per i dipendenti per discutere le politiche sul codice di abbigliamento, frequenza, molestie sessuali, buste paga, ferie e benefici.
Records
Un ufficio medico di successo gestisce i record dei pazienti in modo efficiente. Le procedure di backup dovrebbero essere obbligatorie per gli uffici senza carta (ad es. Con le informazioni sui pazienti archiviate online o su un programma per computer). Il manuale del front office deve spiegare come creare, aggiornare e archiviare i record dei clienti. Il manuale dovrebbe includere anche procedure su come rendere i record inattivi, ad esempio quando i pazienti si spostano. Un altro aspetto importante riguarda i calendari dei medici. Ad esempio, programmando due pazienti ogni ora, un medico potrebbe avere da 20 a 30 minuti di tempo libero. Le procedure dovrebbero spiegare come programmare un numero appropriato di pazienti su base oraria e giornaliera. Le procedure potrebbero anche rappresentare un modo standard per assegnare le stanze degli esami.
Fatturazione
Le procedure front office mediche dovrebbero descrivere in dettaglio come riscuotere il pagamento dai pazienti. Se un paziente utilizza un'assicurazione, le procedure dovrebbero spiegare quali informazioni sono necessarie per verificare l'assicurazione e per raccogliere una co-pagamento, se necessario. Le procedure dovrebbero spiegare se ottenere il pagamento prima o dopo la visita quando un paziente paga di tasca propria. Inoltre, descrivere i passaggi necessari per ottenere il rimborso tempestivo delle richieste di risarcimento. Ad esempio, spiega chi codificherà o identificherà le procedure mediche per i record dei pazienti e per la fatturazione. Le procedure dovrebbero specificare come gestire gli account scaduti, come quelli che rimangono in sospeso per 6 mesi o 1 anno.
