Avere una piccola impresa significa spesso che meno persone sono disponibili, hanno meno tempo e spesso devono svolgere diverse attività contemporaneamente. Avere procedure di ufficio può far risparmiare tempo, stress e denaro a tutti i soggetti coinvolti. Procedura standard significa che tutte le parti sanno come procedere nelle loro attività quotidiane e dove si trova la responsabilità finale.
Problemi di risorse umane
Le risorse umane sono un settore in cui politiche e procedure predeterminate possono eliminare la confusione e i conflitti. Dovrebbero esserci procedure chiare in materia di assenze, uso del telefono, indennità di malattia, richieste di ferie, questioni relative all'assicurazione sanitaria e sicurezza sul posto di lavoro. Spesso è una buona idea compilare un manuale, non importa quanto piccolo, per fornire risposte a vari problemi prima dei problemi. I conflitti dei dipendenti, i furti, le molestie, la violenza sul posto di lavoro e altri problemi importanti possono essere risolti con politiche e procedure chiare per la gestione di queste situazioni. Le recensioni e le avvertenze dei dipendenti possono essere coperte così come le date dei pacchetti di benefit e altre domande.
Mansioni
I piccoli uffici in particolare potrebbero avere difficoltà a delineare esattamente le mansioni lavorative del personale. La confusione può essere eliminata facendo in modo che i dipendenti sappiano cosa comporta il loro lavoro e quali compiti aggiuntivi possono essere chiamati a coprire. Ciò può richiedere grafici organizzativi che indicano chi subentra quando gli altri sono fuori dall'ufficio in giorni di malattia o in ferie. La chiara definizione di chi ha l'ultima parola in aree specifiche può fare molto per evitare confusione e rancore all'interno della rete dell'ufficio. Secondo Smallbiztrends.com, è più probabile che il responsabile dell'ufficio assuma un compito aggiuntivo come le risorse umane, gli acquisti e le tecnologie informatiche che vanno al di là dei tradizionali doveri di ufficio.
Procedure finanziarie
I costi possono rapidamente sfuggire di mano quando si gestisce una piccola azienda, quindi un programma di contabilità per ufficio di facile utilizzo è cruciale per le procedure di un buon ufficio. È possibile accedere facilmente alle operazioni di contabilità clienti e passive su base giornaliera per assicurarsi che l'attività sia in esecuzione entro i limiti di budget. L'accesso ai dati finanziari può essere limitato a coloro che devono sapere. Le procedure per gestire denaro e piccoli acquisti dovrebbero essere chiare con una facile registrazione. I moduli devono essere standardizzati per l'acquisto, l'inventario, la fatturazione e i problemi di manutenzione.
