Le cartelle di file sono disponibili in più formati per accompagnare la varietà di formati di carta utilizzati sia nella corrispondenza personale che professionale. Due dei formati di carta più comuni sono letterali e legali. Quando questi documenti sono archiviati, possono essere collocati in entrambe le tradizionali cartelle di file e cartelle di file sospese progettate per essere sospese dalle parentesi dei classificatori.
Contenuto della cartella di file standard previsto
Esistono entrambe le cartelle di lettere e file legali per aiutare privati e aziende a separare i documenti per scopi finanziari e di archiviazione. La carta in formato Letter a 8 1/2 pollici per 11 pollici è tipicamente il tipo di carta che passa attraverso fotocopiatrici e stampanti a getto d'inchiostro. Fatture, registri di inventario e verbali delle riunioni sono documenti comuni che verrebbero stampati su carta in formato lettera e successivamente archiviati nella cartella corrispondente. La carta in formato Legal ha un minor numero di utilizzi nel formato previsto e si trova in gran parte negli uffici legali e contabili come alternativa di carta da copia. In questi uffici, il 3 in più di carta su un foglio legale può mantenere un documento legale a una lunghezza di una pagina e contenere più voci a colonne per le copie stampate dei registri. Poiché la carta in formato Legal è più lunga di un normale foglio di carta, richiede una cartella di file più grande.
Cartelle di file standard
Le cartelle di file standard sono in genere fatte con manila e carta kraft, anche se alcune varietà sono di plastica. Queste cartelle separano e organizzano documenti e possono integrare un sistema di schedari o operare indipendentemente da esso. Secondo Dimensions Guide, una cartella di file di dimensioni legali misura 8 5/8 in. Alta e 14 3/4 in. Larga nella parte anteriore con un pannello posteriore che si estende fino a 9 5/8 in. Una cartella in formato lettera presenta le stesse misure del pannello anteriore e posteriore, ma la larghezza è ridotta a 11 3/4 pollici.
Cartelle di file sospese
I file sospesi possono contenere documenti sfusi o manila e cartelle di file kraft. Poiché questi file sono progettati per contenere un'altra cartella, le cartelle in formato Legal e Letter Size sono più grandi delle loro controparti standard. Una cartella di file sospesa di dimensioni lettera misura 12 3/4 in. Di larghezza per 9 3/8 in. Di altezza mentre il file di dimensioni legali è di 15 3/4 poll. Di larghezza per 9 3/8 di pollice.
Conservazione e archiviazione delle cartelle di file
Le cartelle di file utilizzate nella conservazione e nell'archiviazione per gli Archivi nazionali sono prodotte anche in formato legale e letterale. Queste cartelle hanno le stesse dimensioni della loro controparte di tutti i giorni con la cartella legale di 3 pollici più larga della dimensione della lettera.
