Le chiamate in conferenza forniscono una soluzione conveniente per riunire la squadra per discutere un progetto, ricevere informazioni aggiornate e ottenere consenso. Molte società hanno contratto società di servizi per conferenze e queste società possono fornire numeri telefonici dedicati e codici di accesso per il personale, insieme a un'utilità Web che pianifica e notifica gli incontri in teleconferenza. Un numero di teleconferenza assegnato offre flessibilità nella gestione delle chiamate in conferenza in qualsiasi momento e le notifiche delle riunioni possono essere inviate via e-mail ai partecipanti. Budget o servizi di teleconferenza gratuiti per le piccole aziende assegnano un numero di teleconferenza al momento della pianificazione, quindi pianificare una riunione online richiede una pianificazione minima.
Linea di conferenze dedicata
Aprire un nuovo messaggio di posta elettronica o una richiesta di riunione (se l'applicazione di posta elettronica dispone di questa funzionalità, ad esempio Microsoft Outlook). Digitare gli indirizzi e-mail dei partecipanti nella sezione "A" o "Partecipanti". Digitare l'argomento della riunione nella riga "Oggetto".
Digitare le seguenti informazioni nel corpo dell'e-mail o utilizzare i campi automatici nella richiesta di riunione: Data riunione Ora inizio riunione (include fuso orario) Ora fine riunione (include fuso orario) Numero di chiamata (il numero di telefono della conferenza dedicato) Codice conferenza (se applicabile, per i partecipanti di accedere alla conferenza)
Aprire la sezione di pianificazione delle richieste di riunione e utilizzare il menu a discesa accanto a ciascun partecipante per specificare se sono richiesti o partecipanti facoltativi (la maggior parte dei programmi prevede che i partecipanti vengano impostati come richiesto). Se i programmi sono disponibili online, verificare che i partecipanti richiesti siano disponibili durante l'intervallo di tempo e la data desiderati.
Allegare un ordine del giorno o materiali di riunione facendo clic sul pulsante "Allegato" sulla barra degli strumenti di posta elettronica. Se lo si desidera, digitare un messaggio nel corpo della propria e-mail, dopo i dettagli della chiamata in conferenza. Fare clic sul pulsante "Invia" per trasmettere l'avviso di riunione.
Pianificare una chiamata in conferenza utilizzando l'utilità Web
Accedere all'account del servizio di conferenza, ad esempio Premiere Conferencing, Vai a riunione o Conferenza libera.
Fare clic sull'opzione "Pianifica conferenza". Seleziona la data della riunione, l'ora di inizio e di fine (o la durata) e il numero previsto di partecipanti. Digitare l'argomento della riunione nel campo "Argomento". Selezionare il tipo di chiamata in conferenza facendo clic sull'opzione "Conferenza telefonica" o "Conferenza di selezione diretta".
Controlla l'accuratezza delle informazioni e fai clic sul pulsante "Pianifica". Stampa la pagina di conferma per i dettagli della chiamata in conferenza o salva le informazioni sul tuo computer.
Fare clic sull'opzione per inviare una notifica via e-mail ai partecipanti. Digitare i nomi dei partecipanti e gli indirizzi e-mail nei campi corrispondenti. Fare clic sul pulsante "Invia" per trasmettere una notifica ai partecipanti con le istruzioni di accesso e una conferma al proprio indirizzo e-mail.
Suggerimenti
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Chiedi ai partecipanti di confermare che si uniranno alla chiamata in conferenza: potranno rispondere in modo affermativo al messaggio di posta elettronica o fare clic sul pulsante "Accetta" nella notifica della richiesta di riunione. Invia un promemoria via e-mail e qualsiasi informazione supplementare il giorno prima della riunione. Quando pianifichi una chiamata in conferenza utilizzando lo strumento Web, estendi la durata o l'ora di fine e assegna uno o due partecipanti in più rispetto a quanto pianificato, per darti flessibilità. Il servizio di conferenza di solito addebita solo il numero di partecipanti e il numero effettivo di minuti utilizzati.
avvertimento
Evita la confusione controllando i dettagli della riunione prima di inviare la notifica. Alcune applicazioni di posta elettronica registrano tutte le richieste di riunione nel calendario e vengono aggiunte riunioni in conflitto o aggiornate (non sostituendo l'appuntamento obsoleto).
