La tentazione di eseguire autonomamente ogni compito e dirigere l'azienda sul tuo stesso invito, ma il risultato di tale scelta parla da solo. Prova a stare in piedi con ogni piede in un carro separato mentre controlli 16 cavalli, e sicuramente andrai in crash. Sebbene l'azienda possa sopravvivere all'indomani, ricominciare richiede immense quantità di cuore e anima e divora il tuo tempo prezioso.
La scelta preferita richiede di abbandonare le redini e scegliere tra il design organizzativo funzionale o divisionale, quindi medita sui punti di forza e di debolezza dei vari tipi prima di rendere permanente la selezione. Esaminare i vantaggi e gli svantaggi della funzione rispetto al reparto per decidere chi deve svolgere i ruoli nell'azienda, chi riferirà a chi e come raggruppare i membri dello staff per la massima efficacia.
Quali sono i quattro tipi di strutture organizzative?
Le strutture organizzative forniscono la descrizione formale di come la comunicazione e il processo decisionale dovrebbero aver luogo nella vostra azienda. Un organigramma descrive chi riferisce a chi e chi ha l'ultima parola su eventuali problemi sul posto di lavoro che potrebbero sorgere. I nuovi dipendenti possono fare riferimento all'organigramma per chiedere alla persona giusta quali decisioni e azioni hanno l'approvazione preventiva e quali richiedono l'autorizzazione ogni volta, ad esempio se ordinare o meno attrezzature per ufficio durevoli o rimborsare i pagamenti dei consumatori per beni e servizi personalizzati. Sfortunatamente, prendere decisioni in strutture organizzative gerarchiche o piramidali porta spesso a discussioni senza fine di responsabilità senza che i membri del team intraprendano alcuna azione decisiva, quindi esplora i vantaggi e gli svantaggi di ciascuna struttura prima di stabilirsi su quella che funziona meglio per la tua impresa.
Struttura organizzativa piatta
La struttura organizzativa piatta elimina diversi livelli di personale tra i responsabili delle decisioni e gli impiegati al livello inferiore del grafico. Invece di avere un team leader che riferisce a un direttore di piano che poi riferisce a un direttore e così via fino al CEO, i team di almeno 15 persone riferiscono a un unico manager, che a sua volta riferisce direttamente al CEO. Nel modello di gestione piatta, i membri del team comunicano prima con il proprio responsabile. I manager a volte conferiscono l'uno con l'altro prima di parlare con l'amministratore delegato, dopo di che ritornano sul posto di lavoro per condividere informazioni con i rispettivi team. Non meno di una volta l'anno e una volta al trimestre, l'amministratore delegato potrebbe parlare all'intera forza lavoro in uno stato dell'indirizzo dell'azienda.
Un organigramma piatto spesso assomiglia a un rettangolo oa un trapezio, con al massimo da due a quattro livelli tra i lavoratori e il proprietario o l'amministratore delegato, rispetto alle altre mappe organizzative che potrebbero avere sei o più livelli di autorità. I membri del team hanno un po 'di potere decisionale, come quando fare pause, ma che cambia per coprire, quante ore lavora ciascun dipendente e se qualcuno può agire senza il permesso continuo e continuo viene ancora dal CEO ai manager e da lì ai membri del team. La maggior parte delle aziende lean start-up iniziano con una struttura autocratica ma altrimenti piatta che alla fine si evolve in un grafico gerarchico, basato su funzioni, a meno che le varie squadre evitino intenzionalmente di diventare burocratiche.
Matrix Reporting
In un'azienda che serve più di una regione geografica, offre più prodotti, svolge funzioni distinte o serve più di un gruppo di clienti, ogni dipendente riferisce a più di un reparto o divisione. L'organigramma a matrice assomiglia a un diamante: i dipendenti al livello inferiore, i dirigenti di uno o più reparti al livello successivo e il capo dell'azienda al vertice. Questa struttura di gestione funziona bene con un settore dei servizi, come ad esempio il soddisfacimento delle esigenze abitative e occupazionali delle persone con disabilità.
Organizzazioni funzionali
Hai mai sentito "non è il mio dipartimento" quando hai bisogno di informazioni o devi agire? Potresti aver aderito a una società che ha organizzato la sua forza lavoro con le loro funzioni. I concessionari auto usano spesso questo modello di gestione. I concessionari tipici hanno un gruppo vendite e un reparto finanziario che lavorano insieme su ogni affare, un dipartimento di servizi amministrativi che gestisce le risorse umane e le questioni relative all'assistenza clienti, un team di assistenza e una sezione pubblicitaria. La comunicazione a volte fallisce a causa del fatto di dover passare messaggi attraverso così tanti livelli di autorità, ma tutti sanno quali sono le responsabilità in loro possesso, così poco o nessun processo decisionale ha luogo fino a quando i vari team si riuniscono per creare strategie per raggiungere le loro quote giornaliere, settimanali e mensili per le vendite e il servizio.
Definizione della struttura divisionale
Nelle aziende con portata nazionale, continentale o globale, l'apertura di divisioni per marchio o area geografica può ridurre la duplicazione di manodopera e risorse che si verificano quando un sistema di gestione orientato alle funzioni diventa troppo grande. Piuttosto che continuare le operazioni come entità singola e ingombrante, la società che utilizza un progetto organizzativo divisionale si sarebbe prima clonata e poi avrebbe ridotto la propria forza lavoro. Il management intermedio prende il colpo iniziale, seguito dai lavoratori meno competenti o efficienti fino a quando rimangono solo i migliori produttori e abbastanza manager per mantenere in efficienza le cose. A questo punto, i lavoratori più pagati ricevono offerte - spesso inclusi incentivi generosi - per lasciare la società. Sia la nuova che la vecchia azienda si rinominano per riflettere le modifiche, a volte riorganizzando la divisione (Nome della società) (Nome o numero della regione). Le due divisioni poi continuano come prima fino a quando non crescono abbastanza grandi da dividere nuovamente.
Holacracy
Il recente sviluppo del quinto tipo di struttura organizzativa, noto come "holacracy", distribuisce il potere decisionale attraverso ruoli e responsabilità. I membri del personale selezionano i ruoli che desiderano riempire e si assumono la responsabilità di eseguire la miriade di compiti necessari per raggiungere gli obiettivi aziendali. Il sistema, creato da Brian J. Robertson, rovescia la piramide feudale, dall'alto in basso, del potere esercitato da organizzazioni più grandi e più grandi e trasferisce il processo decisionale e la libertà d'azione a ogni singolo dipendente dell'azienda. Sorprendentemente, quasi 140 aziende e aziende hanno scelto la holacracy come struttura organizzativa a partire dal 2018, tra cui Zappos e Mercedes-Benz. Questa struttura assomiglia a un gruppo di palloncini sovrapposti.
Cos'è un grafico funzionale?
Visualizza la tua azienda come un disegno, con il proprietario o il CEO nella prima posizione. Quel disegno inizia il tuo grafico. Il presidente e due o più vicepresidenti si trovano al di sotto del CEO. Sotto ogni vice presidente, trovi due o più responsabili di reparto: finanza, servizio clienti, team di produzione e team di ricerca e sviluppo. Il grafico illustra una catena di comando chiara e diretta. Le informazioni viaggiano verso il basso dal proprietario e dall'amministratore delegato e solo raramente qualsiasi cosa viaggia verso l'alto oltre i responsabili dei piani fino ai capi dipartimento. Quando ciò accade, ci possono volere mesi o anni prima che un dato lavoratore veda implementate le sue idee.
Cos'è una struttura organizzativa divisionale?
Come affermato in precedenza, le aziende organizzano una divisione quando l'azienda raggiunge dimensioni ingestibili. Le divisioni servono una regione geografica o rappresentano l'intero mercato di un'azienda. Ogni storefront porta solo una marca o una linea di prodotti a meno che l'azienda non abbia completato un ciclo di crescita.
Esistono alcune società divisionali per commercializzare i sottoprodotti di altre industrie. Questo approccio riduce la produzione di rifiuti, strizzando al contempo i profitti massimi da ogni linea di prodotto. Ad esempio, la società Procter and Gamble produce sapone, molti dei quali ingredienti derivano dai sottoprodotti della produzione di carne. La loro posizione a Cincinnati consente a Procter and Gamble di approfittare della competizione tra i vari produttori di carne in Ohio, mantenendo così bassi i prezzi. Quella stessa regione di Cincinnati produce anche alcol di cereali, così il grano che produceva una botte di bourbon alimentava anche una mandria di bovini. Il letame e l'urina prodotti dai bovini e dai maiali nella zona diventano le sostanze chimiche utilizzate nella produzione di sapone dopo la digestione e l'eliminazione avviene. Gli animali producono anche fertilizzanti per il prossimo campo di grano e combustibile per l'azienda agricola sotto forma di ammoniaca e metano.
Cos'è un ambiente di lavoro a matrice?
Un'azienda che utilizza la struttura a matrice per la gestione e la comunicazione potrebbe servire i bambini, le famiglie e gli adulti, offrendo servizi di sollievo, assistenza personale e formazione precoce ai bambini e alle famiglie, oltre a fornire assistenza pronte per l'impiego per gli adulti. Come tale, questa azienda avrebbe un dipartimento di garanzia della qualità, assistenza abitativa, formazione professionale e un dipartimento di servizi per la famiglia. I responsabili del programma potrebbero riferire a tre dei quattro dipartimenti, con il reparto di controllo della qualità che controlla in modo indipendente tutti e tre i reparti o che ciascun dipartimento potrebbe riferire al proprio supervisore e allo specialista della certificazione di qualità. Mentre la struttura a matrice aumenta la comunicazione tra i reparti, molti dipendenti non hanno ancora il potere di prendere una decisione spontanea. I vari programmi devono anche competere per i dollari del budget
Decidi come impostare la tua struttura aziendale
Indipendentemente dal fatto che tu scelga una struttura organizzativa funzionale o divisionale, usi una matrice o semplicemente permetta alla tua azienda di operare come una holacracy, assicurati che ogni membro dello staff sappia a chi segnala e quali doveri dovrebbero aspettarsi di svolgere. Se decidi di sperimentare strutture più nuove, porta un allenatore che eccelle in quel particolare stile di gestione, piuttosto che confonderlo con un processo sconosciuto da solo. Chiedete consiglio ai vostri assicuratori sulla salute su quali strutture organizzative contribuiscono allo stress e agli infortuni sul lavoro e chiedete agli assicuratori del vostro business di aumentare le probabilità di vulnerabilità legali di ogni tipo di organizzazione.
Poiché alcune strutture di gestione funzionano meglio in settori specifici, fai un tour di alcune aziende simili e sentiti libero di copiare il loro stile se questa azienda sembra essere fiorente. Trascorri tutto il tempo osservando come funziona la loro azienda come loro permetteranno. Fai tutte le domande, anche se potrebbe sembrare irrispettoso o ficcanaso.
Una volta che si è sviluppata una gerarchia basata sulle funzioni, dare a ogni persona in azienda il tempo di sistemarsi nella sua posizione. Prendi nota di eventuali colli di bottiglia o lotte di potere. Il problema è la posizione o la persona? Non aver paura di spostare le persone da una posizione all'altra fino a quando tutto procede senza intoppi e inizi a prevedere i margini di profitto previsti nel tuo settore. Se la posizione ha creato il problema, fai un brainstorming delle modifiche che devono essere apportate prima di eliminarlo dal grafico della tua azienda.
Se ti ritrovi a spostare la stessa persona in giro per l'azienda senza vedere alcun miglioramento nella sua produzione o un aumento delle sue competenze, incoraggiala a trovare una nuova posizione altrove. Potresti anche doverti risparmiare un mal di testa e licenziarla a titolo definitivo. È meglio essere aperti e onesti fin dall'inizio piuttosto che combattere un impiegato trincerato e popolare che non si adatta al suo ruolo attuale. Più un membro cattivo arroccato e popolare diventa, maggiore è il suo effetto sul morale.
Mantieni la situazione il più positiva possibile assistendo i dipendenti che devi licenziare per trovare il loro prossimo lavoro. Fornire loro, ad esempio, il trattamento di fine rapporto o inserirli in programmi di formazione come parte del processo di separazione aziendale. Soprattutto, se avete tempo e risorse, date ai dipendenti che dovete licenziare o distribuire un elenco di risorse locali per attutire le perdite economiche e aiutarle a orientarsi verso la loro prossima posizione in un settore completamente diverso.
