Il lavoro di ufficio è un fatto della vita in un'azienda. Una struttura di progetto per il controllo dei documenti fornisce un modello per la classificazione, l'elaborazione e la manutenzione dei documenti. I sistemi di controllo dei documenti spaziano dai piani di archiviazione dei documenti manuali all'uso della tecnologia dei sistemi di imaging e di informazione per archiviare e catalogare i documenti.
Identificazione
Il controllo del documento fonde le discipline della scienza della biblioteca e dell'amministrazione degli uffici. Ciò si riflette nella creazione delle strutture dei file di progetto. Simile a un catalogo, un sistema di controllo dei documenti consiste nell'identificazione di documenti, nell'assegnazione di numeri di controllo e, in strutture di progetto più dettagliate, in livelli di classificazione e sicurezza. Le aziende utilizzano spesso sistemi di imaging che creano automaticamente strutture di dati, rendendo così più efficiente la ricerca e l'individuazione di documenti mediante la tecnologia informatica.
Taglia
Le dimensioni di un sistema di controllo dei documenti possono variare. Ad esempio, in un sistema di grandi dimensioni, il controllo del documento può essere classificato in diverse funzioni, come servizi di archiviazione, servizi di conservazione dei record e servizi di conservazione dei documenti.
effetti
Un piano strategico per il controllo documentale efficace include sistemi di audit per la classificazione e la gestione dei documenti. Le procedure operative standard basate sulle funzioni di controllo dei documenti possono essere consultate per la corretta manutenzione dei documenti e dei sistemi che supportano la gestione dei documenti.
