Riprogrammazione di grandi eventi aziendali può essere un incubo logistico; anche con i motivi più credibili per cambiare la data, i clienti e i contatti di lavoro saranno irritati e disturbati. Il modo in cui presentate le informazioni avrà anche un grande impatto sull'impressione che avranno i partecipanti; Abbi cura di sembrare apologetico ma ottimista, così i destinatari vedranno la riprogrammazione come una battuta d'arresto temporanea piuttosto che come un passo falso o il risultato di una pianificazione scadente.
Inserisci un pezzo di carta intestata della tua azienda nella tua stampante; questo è un avviso ufficiale sulla riprogrammazione di un evento che stai ospitando. Il tempo è essenziale e la carta intestata catturerà l'attenzione del destinatario in modo più efficace rispetto alla carta comune.
Apri il programma di elaborazione testi di tua scelta. Inizia un nuovo documento selezionando "File" e "Nuovo".
Digita la data e salta una linea. Utilizzare la funzione di stampa unione nel programma di elaborazione testi per inserire i nomi e gli indirizzi dei partecipanti.
Inizia affermando che dovrai riprogrammare l'evento e aggiornare i loro ricordi su cosa sia l'evento e quando avrebbe dovuto essere tenuto originariamente.
Chiedere scusa sinceramente e spiegare il motivo del ritardo. Non scusarti più di una volta o i destinatari potrebbero vederlo come un'ammissione di colpa o cattiva gestione.
Fornire dettagli su quando si verificherà l'evento. Se la tua azienda offre un compenso per le spese di ri-prenotazione o un altro incentivo, specifica in che modo i partecipanti possono richiedere il risarcimento. Ascolta le buone notizie; se la riprogrammazione è un evento fortunato, come una riprogrammazione per un periodo con un tempo migliore, commentalo.
Ringrazia i partecipanti per la loro collaborazione e fornisci loro le informazioni di contatto per le quali possono chiamare se hanno domande o difficoltà a riprogrammare la loro visita.
Firma la lettera "Cordiali saluti" e salta tre righe. Scrivi il tuo nome completo e il titolo. Stampa le lettere e firma sopra il tuo nome digitato.
Invia le lettere con il servizio più veloce che ti puoi permettere. Se non puoi permetterti di inviare un numero elevato di lettere con Posta prioritaria, chiama prima ciascun partecipante e fornisci loro le informazioni di base sulla riprogrammazione dell'evento. Fai sapere loro che seguirà una lettera ufficiale.
