Le politiche e le procedure sono requisiti per la maggior parte delle organizzazioni. Molti devono scrivere questi tipi di documenti perché devono conformarsi alle normative, come l'International Organization for Standardization (ISO). ISO è una famiglia di standard incentrata sul miglioramento della garanzia della qualità. Uno degli esempi più comuni di politiche e procedure che le organizzazioni scrivono è la Procedura operativa standard (SOP).
Politiche
Le politiche indicano le regole che la società implementerà in tutta l'organizzazione o dipartimento. Ad esempio, la società ha una politica sulle password. Si può affermare che i dipendenti devono cambiare le password ogni 60 giorni. La politica può anche indicare che il sistema invierà una notifica ai dipendenti con 14 giorni di anticipo in scadenza delle loro password. Le politiche devono essere chiare, concise e coerenti. Le politiche avranno anche degli acronimi al loro interno. Lo scrittore dovrebbe scriverli la prima volta che vengono utilizzati e quindi utilizzare gli acronimi nel resto delle politiche.
procedure
Le procedure implementano le politiche. Le procedure forniscono informazioni dettagliate, ad esempio istruzioni dettagliate su come eseguire le attività. Un esempio di una procedura sarebbe come creare nuovi account di rete. Il primo passo può includere il manager che deve compilare un modulo per il suo nuovo noleggio. Il modulo potrebbe richiedere al gestore di fornire informazioni, come il nome completo del nuovo noleggio, il titolo di lavoro e il dipartimento in cui lavorerà il nuovo noleggio. Il manager invia quindi il modulo al reparto IT. L'amministratore di rete avrà quindi le procedure che deve seguire. Questi possono includere la configurazione di un account di posta elettronica e di rete e la creazione di un badge di sicurezza. Le procedure devono essere facili da seguire. È importante tenere presente che le procedure cambiano in un periodo di tempo. Pertanto, la società dovrebbe rivederli almeno una volta all'anno. Dovrebbe designare una persona per aggiornare le procedure. Come le politiche, le procedure devono essere coerenti, concise e accurate.
SOP
SOP sta per Procedura operativa standard. Questo tipo di documento descrive cosa fanno l'organizzazione e i suoi reparti. Inoltre, spiega i ruoli e le responsabilità dei dipendenti. Quindi il SOP includerà di solito le politiche e le procedure per ciascun dipartimento. Ad esempio, la politica coprirà le regole per l'acquisto di hardware. Quindi la procedura fornirà istruzioni passo-passo su come acquistare l'hardware. Sebbene il SOP sia costituito principalmente da testo, uno buono dovrebbe includere organigrammi, diagrammi, diagrammi di flusso e flusso di lavoro.
